Hojas de cálculo frente a automatización: ¿Qué es lo mejor para la gestión de compensaciones de ventas?

Las hojas de cálculo son la herramienta más común utilizada para administrar datos en las organizaciones de ventas. De hecho, más del 75 % de las empresas confían en las hojas de cálculo para la planificación de ventas, la previsión y la gestión de la compensación de ventas. Sin embargo, el panorama empresarial se está volviendo cada vez más competitivo: ¿pueden mantenerse al día las hojas de cálculo tradicionales?

La verdad del asunto es esta: las hojas de cálculo son la ruta más fácil para los datos de ventas de viviendas, especialmente la gestión de compensación de ventas porque son convenientes: son con lo que se siente cómodo porque las ha usado durante años. frustraciones (entrada manual y fórmulas irritables), pero las cosas podrían ser peores. Podrías estar trabajando en libros mayores, y eso era un verdadero fastidio.

Pero existe una alternativa al uso de hojas de cálculo para la gestión de la compensación de ventas: la tecnología de automatización. No estás solo en tus reservas, si es que tienes alguna. De hecho, el 80 % de los CFO reconocen que invertir en datos puede ayudarlos a reemplazar las hojas de cálculo; sin embargo, siguen disuadidos por el costo percibido y la complejidad de los nuevos sistemas (Encuesta Anual 2 EY).

Para ayudarlo a ver la vida antes y después de las hojas de cálculo, y disipar cualquier mito, aquí está el desglose de las hojas de cálculo frente a la automatización para la gestión de compensación de ventas.

Hojas de cálculo frente a automatización: precisión de los datos

Necesita datos precisos para que cada parte de su organización funcione de manera efectiva, especialmente para la gestión de compensación de ventas. Así es como se comparan las hojas de cálculo y la automatización para la precisión de los datos.

hojas de calculo

Las hojas de cálculo mantendrán sus datos, pero no hay forma de garantizar su precisión. Desafortunadamente, más del 80% de las hojas de cálculo contienen errores. Eso significa que hay un 80% de posibilidades de que sus datos sean incorrectos. Si más de una persona accede a estas hojas de cálculo, tampoco puede mantener el control de versiones

¿La peor ofensa? Una coma fuera de lugar puede descartar por completo todos sus números, y es posible que nunca lo sepa.

El CEO de Xactly, Chris Cabrera, experimentó esto al principio de su carrera como representante de ventas, y el incidente desempeñó un papel importante en la fundación de la empresa hace 14 años. Un pequeño error en el cálculo de la compensación resultó en que él recibiera un cheque de comisión de $80,000 en lugar de $8,000. Cuando lo mencionó a los equipos de nómina y compensación, nadie sabía que se había producido el sobrepago de $72,000.

Hable acerca de un error de cálculo costoso.

Automatización

La automatización también conservará sus datos, pero a diferencia de las hojas de cálculo, garantiza la precisión de los datos. De hecho, la tecnología de gestión de compensaciones de ventas elimina más del 90 % de los errores de cálculo de compensaciones. Debido a que el proceso es digital, puede ver un rastro digital de ediciones, cambios y entradas, lo que le permite eliminar errores y garantizar que los datos sean precisos.

La precisión de los datos de comisiones es crucial para las empresas, no solo para la gestión de compensación de ventas, sino también para que su equipo de contabilidad mantenga el cumplimiento de los GAAP. Según la ASC 606, las empresas deben contabilizar los costos de las comisiones y necesitan acceso a datos de compensación muy detallados para hacerlo. Si sus datos son inexactos, no puede garantizar el cumplimiento de GAAP o la preparación para auditorías, lo que pone en peligro a toda su empresa.

Hojas de cálculo vs. Automatización: Eficiencia en el Pago de Comisiones

Además de la precisión de los pagos, hacer que los representantes de ventas paguen a tiempo es crucial para mantener la armonía, minimizar la contabilidad paralela y maximizar la productividad de las ventas. Así es como se comparan las hojas de cálculo y la automatización cuando se trata de la puntualidad de los pagos.

hojas de calculo

Las hojas de cálculo requieren la entrada manual de datos, fórmulas y transferencias para pagar a sus representantes al final de cada período de pago. Para la empresa promedio que utiliza hojas de cálculo u otras soluciones manuales de cosecha propia, los equipos de compensación dedican más de 5 horas al mes a recopilar esta información.

Una vez que tienen toda esa información recopilada, todo el proceso demora hasta 6 semanas para completar completamente la entrada de datos de compensación, los cálculos de comisiones y el pago completo.

Automatización

Al igual que las hojas de cálculo, la configuración inicial de la tecnología de automatización requerirá cargar fórmulas e ingresar datos, pero una vez que se completa la configuración, su proceso de pago se vuelve mucho más eficiente. Con una solución de gestión de compensación de ventas, la empresa promedio tarda menos de 3 semanas en completar el pago.

Además de eso, las organizaciones también reducen sus recursos de compensación/costos de contratación hasta en un 50 % . De hecho, una empresa, Cox Automotive, pudo ahorrar 172 horas de tiempo administrativo de compensación mensual al adoptar la tecnología de administración de compensación de ventas.

Hojas de cálculo versus automatización: disputas de pago

Las disputas de pago van de la mano con los pagos inexactos: ambos consumen una gran cantidad de recursos. Así es como se comparan las hojas de cálculo y la automatización cuando se trata de aliviar disputas y mantener una relación positiva con el equipo de ventas.

hojas de calculo

Debido a que las hojas de cálculo requieren entrada manual, ocurrirán errores. Según el Informe de mejores prácticas de administración de compensación de ventas de 2018, operar con una tasa de error de tan solo el 3 % significa que el 11 % de los representantes de ventas recibirán un pago incorrecto en algún momento del año fiscal.

Cuando opera con altos niveles de inexactitudes y disputas de pago, también tiene altos niveles de contabilidad paralela, con representantes calculando sus propias comisiones en lugar de vender. En última instancia, esto reduce la productividad de los representantes de ventas y genera desconfianza en el equipo de ventas.

Las hojas de cálculo aumentan aún más el problema de la ineficiencia con las disputas de pago. Debido a que los representantes no se dan cuenta de que se les paga incorrectamente hasta que reciben su cheque de comisión, no pueden acudir al equipo de compensación para resolver el problema antes de que se complete el pago.

Automatización

La automatización ayuda a eliminar las imprecisiones de los datos, lo que significa que también ayuda a eliminar las disputas de pago porque a los representantes se les paga con precisión. Esto reduce la necesidad de que los representantes calculen su propia comisión, lo que en última instancia reduce la contabilidad paralela a solo el 0,3 %.

Con una herramienta de automatización, los representantes de ventas obtienen visibilidad del rendimiento en tiempo real y pueden ver la comisión ganada estimada antes de que se les pague. De esa manera, los representantes pueden iniciar disputas antes de que se les pague, lo que les ahorra tiempo a todos y ayuda a generar confianza con el equipo de compensación.

Hojas de cálculo vs. Automatización: ¿Cuál es la mejor opción?

Cuando se trata de eso, la respuesta es simple. Las hojas de cálculo, si bien son prácticas y la forma tradicional de hacer las cosas, simplemente no pueden proporcionar el nivel de precisión, eficiencia o visibilidad de los datos que las empresas necesitan para crecer y escalar. La automatización brinda beneficios que impactan no solo en su gestión de compensación de ventas, sino en toda su organización.

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