Budżet a prognoza: definicje i różnice

Prognozy

• Prognozy to świadome przewidywania oparte na danych historycznych i analizach opartych na sztucznej inteligencji
• Prognozy są elastyczne i ewoluują wraz ze zmianami wewnętrznymi i zewnętrznymi
• Prognozy są lepiej wykorzystywane do podejmowania strategicznych decyzji w czasie rzeczywistym
• Prognozy pomagają ustalić dokładne i realistyczne budżety

Co to jest budżetowanie?

Budżet to szczegółowy plan finansowy na ustalony przyszły okres, zazwyczaj jeden rok. Budżety wyznaczają podstawowe oczekiwania i cele na nadchodzący rok, zapewniając jasny punkt odniesienia, na podstawie którego liderzy biznesowi mogą ocenić rzeczywiste wyniki i postęp. Zazwyczaj zawierają zarys oczekiwanych przychodów i wydatków, a także cele dotyczące redukcji zadłużenia i wzrostu zysków.

Przykłady typowych pól budżetu biznesowego obejmują:

• Stałe wydatki
• Zmienne wydatki
• Przychody ze sprzedaży
• Inne dochody
• Zysk

Budżety są dość statyczne, chociaż ich poziom sztywności może się różnić w zależności od biznesu, jego dojrzałości i stanu obecnego rynku. Na przykład rozwijający się startup może stworzyć roczny budżet, ale zdecydować się na jego ponowną ocenę i aktualizację co kwartał, biorąc pod uwagę szybkość, z jaką może zmieniać się jego sytuacja finansowa.

Z drugiej strony, duże przedsiębiorstwo o ugruntowanej pozycji będzie prawdopodobnie miało co roku podobny budżet, z niewielkimi zmianami wprowadzanymi co roku, tak aby ewoluował w miarę potrzeb.

Co to jest prognozowanie?

Prognoza to świadoma prognoza przyszłej sytuacji finansowej firmy, oparta zarówno na danych historycznych, jak i analizach predykcyjnych. Ta ostatnia to nowsza funkcja oparta na technologii dużych zbiorów danych i sztucznej inteligencji, ale szybko staje się koniecznością konkurencyjną w dzisiejszym szybko zmieniającym się środowisku biznesowym.

Prognozy obejmują wiele takich samych punktów danych, jak budżety (wydatki, przychody, zyski itp.), ale skupiają się znacznie bardziej na ogólnej trajektorii każdego z nich, a nie na szczegółowych elementach zamówienia. Aby skutecznie je zademonstrować, narzędzia prognozowania finansowego często wykorzystują wykresy i inne wizualizacje danych.

W przeciwieństwie do budżetów prognozy finansowe są częściej poddawane ponownej ocenie, a często nawet aktualizowane w czasie rzeczywistym. Wpływ na nie mają zmiany wewnętrzne w firmie (takie jak zdobycie lub utrata dużego klienta) oraz wydarzenia na rynku zewnętrznym (pandemia jest najlepszym przykładem). Liderzy biznesowi korzystają z prognoz, aby podejmować strategiczne decyzje biznesowe, działać z większą elastycznością i przygotowywać się na prawdopodobne przyszłe scenariusze.

Budżetowanie a prognozowanie: 4 kluczowe różnice

Treść

Wiele z tych samych danych można wykorzystać zarówno w budżetach, jak i prognozach, ale treść zawarta w każdym z nich jest inna. Budżety opierają się na celach i zawierają szczegółowe informacje dotyczące planowanych przychodów i wydatków. Prognozy natomiast opierają się na najbardziej prawdopodobnych scenariuszach przyszłości, bez względu na to, czego firma chce lub planuje osiągnąć.

Ramy czasowe

Jak już wspomniano, budżety tworzone są na czas określony (najczęściej rok). Prognozy są często opracowywane z myślą o dłuższych ramach czasowych — dają liderom biznesu obraz na najbliższe kilka lat i można je przeglądać na różne sposoby w zależności od celu danej analizy (tj. prognozy na przyszłość vs. prognozy długoterminowe, ukierunkowane w odniesieniu do określonych wskaźników KPI itp.).

Elastyczność

Budżety są celowo bardziej sztywne, aby zapewnić niezawodny i spójny punkt odniesienia, względem którego firmy mogą mierzyć wyniki finansowe. Z drugiej strony prognozy opierają się na faktach — ich zadaniem jest zapewnienie dokładnego obrazu najbardziej prawdopodobnej przyszłości w danym momencie. W związku z tym prognozy mają charakter elastyczny i stale ewoluują wraz ze zmianami wewnętrznymi i zewnętrznymi.

Aplikacje

Budżety mają największe znaczenie strategiczne, gdy są aktywnie wykorzystywane jako ramy wyznaczania celów i narzędzia oceny wyników. Kiedy pracownicy i menedżerowie korzystają z budżetów, aby zrozumieć cele i ograniczenia finansowe, mogą odpowiednio dostosować swoje wysiłki.

Prognozy najlepiej sprawdzają się jako narzędzia podejmowania decyzji. Kiedy liderzy biznesowi będą wiedzieć, co się kryje na horyzoncie, mogą ustalić odpowiednią strategię, aby odnieść sukces w danym scenariuszu. Prognozy mogą przewidywać warunki, na które przedsiębiorstwa nie mają wpływu, ale dostarczają informacji niezbędnych do skutecznego przygotowania się na nie.

Budżetowanie i prognozowanie:

Pomimo wyraźnych różnic, budżety i prognozy są równie ważne i strategicznie powiązane. Mówiąc dokładniej, prognozy są kluczowym narzędziem do opracowywania dokładnych i realistycznych budżetów uwzględniających nadchodzące scenariusze i ustalających realistyczne oczekiwania na nadchodzący okres.

Zarówno budżety, jak i prognozy umożliwiają firmom skuteczne wprowadzanie zmian, wykorzystywanie szans i zwiększanie przychodów . Im aktywniej firma wykorzystuje swoje budżety i prognozy, tym zdrowsza będzie finansowo w dłuższej perspektywie.

Agile Revenue Performance Management i Performance Analytics firmy Xactly są wysoce zautomatyzowane, współpracują i korzystają z danych, aby umożliwić organizacjom pewne ustalanie budżetów i prognoz.