Gotowy do rozpoczęcia procesu zakupu SPM? Oto przegląd zapytania ofertowego na początek

​Jeśli chodzi o wybór dostawcy odpowiadającego Twoim potrzebom w zakresie zarządzania wydajnością sprzedaży (SPM), tak, istnieje wiele realnych opcji — ale gdy dokonujesz sporego zakupu dla swojej organizacji, wybór takiego nie jest tak łatwy, jak szukanie w Internecie i wykonanie analizy na poziomie powierzchni.

Dostarczone przez dostawcę zapytanie ofertowe (RFP) może pomóc w dokonaniu świadomego wyboru odpowiedniego rozwiązania. Oto lista kwestii, które należy wziąć pod uwagę, aby zapewnić skuteczny proces RFP dotyczący zarządzania wydajnością sprzedaży.

Rozważania „przed”:

Zanim zaangażują się dostawcy, przeprowadź audyt wewnętrzny, aby w pełni zrozumieć, czego będziesz potrzebować od rozwiązania i czego będą potrzebować od Ciebie, aby zapewnić właściwe dopasowanie.

Może to być tak proste, jak stworzenie własnego „mini RFP”, w którym określasz, co jest najważniejsze dla Twojego projektu (tj. czas, rozwiązanie, budżet itp.) i pokazujesz, w jaki sposób będziesz oceniać wnioski na tej podstawie. Jeśli uczynisz z przejrzystości podstawową część swojej strategii oceny, odniesiesz większy sukces w usprawnianiu procesu rekrutacji, aby upewnić się, że masz dostawcę do pracy.

Rozważania „podczas”:

Jest to etap procesu RFP, w którym rzeczywistość uderza w postaci konkretnych planów i strategii — i pojawia się w postaci RFP dostawcy. Ten dokument powinien zawierać, ale nie musi ograniczać się do następujących 10 obszarów:

1. Streszczenie projektu

Obejmuje to podsumowanie proponowanych prac i powinno dotyczyć sposobu, w jaki mogą one rozwiązać istniejące wyzwania biznesowe. Powinno wyjaśniać „dlaczego” projekt i przedstawiać krótki przegląd ich planu gry, ponieważ odnosi się on konkretnie do twoich potrzeb.

2. Tło dostawcy

Dokonując pełnej oceny tła, możesz lepiej zorientować się, co oferuje każda firma. Przeprowadzenie należytej staranności, zanim dostawca zostanie poważnie zaangażowany, może pomóc w lepszym zarządzaniu ryzykiem i wdrożeniu bezpiecznych procesów rekrutacyjnych.

3. Ustalanie celów projektu

Ustalenie celów i zadań dla projektów jest niezbędnym krokiem, ponieważ nie tylko określają pożądany wynik; zapewniają również mapę drogową, jak się tam dostać. Jasno określając swoje cele, możesz z powodzeniem pozyskać pomoc dostawcy, przekazując dokładnie to, co chcesz osiągnąć.

4. Zidentyfikuj kluczowych interesariuszy

Interesariusz projektu to osoba lub zespół, na które będą miały wpływ wyniki Twojego projektu lub który będzie miał wpływ na sposób realizacji projektu. Ważne jest, aby wcześnie zidentyfikować te osoby i stworzyć plan komunikacji, aby upewnić się, że są na bieżąco z każdym kamieniem milowym projektu.

5. Zakres prac i elementów dostawy

Zakres prac odnosi się do porozumienia co do poziomu prac, które będą wykonywane przez cały czas trwania projektu, natomiast rezultaty to podział zakresu na poszczególne zadania, kamienie milowe, raporty itp. Nie spiesz się z określeniem, co to miałoby wyglądać jak w Twoim projekcie, żeby później nie było niespodzianek.

6. Harmonogram projektu i harmonogram produktów

Proces planowania ma kluczowe znaczenie dla usuwania przeszkód, efektywnego wykorzystania zasobów i realizacji projektów na czas iw ramach budżetu. Tworzenie kompleksowych, dokładnych harmonogramów pomoże Ci we właściwym prowadzeniu projektu i zapewni, że pozostanie na dobrej drodze.

7. Wymagania wysokiego poziomu

Upewnij się, że jesteś całkowicie przejrzysty i otwarty na wszelkie dodatkowe udogodnienia, których Twoja firma może potrzebować. Udane zapytanie ofertowe wyraźnie określa wszelkie wyzwania techniczne lub możliwe przeszkody, które mogą pojawić się po drodze, oraz sposób, w jaki każda ze stron będzie je zwalczać.

8. Kto rządzi?

Każde zadanie musi być własnością odpowiedniej osoby/zespołu. Upewnij się, że określisz, kim są te kluczowe osoby, a co ważniejsze, zakomunikuj, jakie role lub obowiązki będą pełnić przed rozpoczęciem projektu.

9. Budżet

Budżet jest podstawą Twojego projektu. Nic nie może ruszyć do przodu bez niezbędnych środków, co oznacza, że ​​będziesz potrzebować dobrze zaplanowanego i odpowiednio oszacowanego budżetu, zanim dojdzie do poważnych dyskusji.

10. Dodatkowe kryteria wyboru

Podczas gdy poprzednie dziewięć obszarów jest standardem w tradycyjnym zapytaniu ofertowym, każdy projekt będzie miał swoje spersonalizowane i indywidualne aspekty, które każdy dostawca będzie musiał rozwiązać. Aby dowiedzieć się więcej o różnych obszarach technicznych, którymi powinien zająć się Twój dostawca w swoich zapytaniach ofertowych dotyczących zarządzania wydajnością sprzedaży, zapoznaj się z naszą Matrycą wyboru dostawców RFP.

Rozważania „po”:

Jest to część RFP, w której dostawcy będą dotykać długotrwałych korzyści proponowanego partnerstwa. Chociaż pomoc w zakresie technologii i wdrażania może być natychmiastową korzyścią z zatrudnienia zewnętrznego dostawcy, równie ważne jest znalezienie partnera, który jest gotów zapewnić poziom strategicznego wsparcia wymaganego przez swoich klientów. Na przykład, oto dwa kluczowe obszary do omówienia z dostawcami przed podpisaniem jakichkolwiek umów:

• Długoterminowe partnerstwo: podczas gdy relacja z dostawcą oznacza umowę sprzedaży i świadczenia usług, partnerstwo biznesowe nie kończy się z chwilą podpisania umowy. Jest to zobowiązanie do trwałej, strategicznej i wzajemnie korzystnej relacji między obiema zaangażowanymi stronami.
• Ciągłe wsparcie: powinieneś znaleźć dostawcę, który będzie dostępny po uruchomieniu wszystkiego. Może to przybierać różne formy, takie jak obsługa klienta lub dodatkowe szkolenia, ale potrzebujesz partnera, który wesprze Cię po opadnięciu kurzu wdrożenia i wstępnego szkolenia.

W tym na dłuższą metę:

RFP stanowi nieocenione źródło informacji dla decydentów, którzy chcą skorzystać z usług dostawcy SPM.

Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat tego, co należy oceniać podczas procesu rozważania zakupu SPM, pobierz nasz przewodnik „ Najlepsze praktyki dotyczące oceny dostawcy SPM” , aby dowiedzieć się więcej.