Sind Sie bereit, Ihren SPM-Kaufprozess zu starten? Hier ist eine RFP-Übersicht für den Einstieg

​Wenn es um die Auswahl eines Anbieters für Ihre Sales Performance Management (SPM)-Anforderungen geht, gibt es viele praktikable Optionen – aber wenn Sie eine größere Anschaffung für Ihr Unternehmen tätigen, ist die Auswahl nicht so einfach wie die Suche online und Durchführen einer Oberflächenanalyse.

Eine vom Anbieter bereitgestellte Angebotsanfrage (RFP) kann Ihnen helfen, eine fundierte Entscheidung zu treffen, wenn es um die Auswahl der richtigen Lösung geht. Hier ist eine Liste von Überlegungen, die Sie berücksichtigen sollten, um einen effektiven RFP-Prozess für das Sales Performance Management sicherzustellen.

Die 'Vorher'-Überlegungen:

Bevor Anbieter einbezogen werden, führen Sie ein internes Audit durch, um sich ein umfassendes Bild davon zu machen, was Sie von einer Lösung erwarten und was sie von Ihnen benötigen, um die richtige Lösung sicherzustellen.

Dies kann so einfach sein wie das Erstellen Ihrer eigenen „Mini-RFP“, in der Sie skizzieren, was für Ihr Projekt am wichtigsten ist (z. B. Zeit, Lösung, Budget usw.) und zeigen, wie Sie darauf basierende Vorschläge bewerten werden. Wenn Sie Transparenz zu einem zentralen Bestandteil Ihrer Bewertungsstrategie machen, haben Sie mehr Erfolg bei der Rationalisierung des Einstellungsprozesses, um sicherzustellen, dass Sie den Anbieter für die Stelle haben.

Die 'Während'-Überlegungen:

Dies ist die Phase im RFP-Prozess, in der die Realität in Form konkreter Pläne und Strategien auftaucht – und zwar in Form der RFP Ihres Anbieters. Dieses Dokument sollte die folgenden 10 Bereiche umfassen, muss aber nicht darauf beschränkt sein:

1. Projektzusammenfassung

Dies beinhaltet eine Zusammenfassung der vorgeschlagenen Arbeit und sollte ansprechen, wie sie Ihre bestehenden geschäftlichen Herausforderungen lösen können. Es sollte das „Warum“ des Projekts erklären und einen kurzen Überblick über den Spielplan geben, der sich speziell auf Ihre Bedürfnisse bezieht.

2. Anbieterhintergrund

Indem Sie eine vollständige Hintergrundbewertung durchführen, können Sie sich eine bessere Vorstellung davon machen, was jedes Unternehmen anbietet. Wenn Sie Ihre Due Diligence durchführen, bevor ein Anbieter ernsthaft eingeladen wird, können Sie Risiken besser managen und sichere Einstellungsprozesse implementieren.

3. Projektzielsetzung

Das Festlegen von Zielen und Zielsetzungen für Projekte ist ein wesentlicher Schritt, da sie nicht nur Ihr gewünschtes Ergebnis identifizieren; Sie bieten auch eine Straßenkarte, wie man dorthin gelangt. Indem Sie Ihre Ziele klar definieren, können Sie erfolgreich die Hilfe eines Anbieters in Anspruch nehmen, indem Sie genau kommunizieren, was Sie erreichen möchten.

4. Identifizieren Sie die wichtigsten Stakeholder

Ein Projektbeteiligter ist eine Einzelperson oder ein Team, das von den Ergebnissen Ihres Projekts betroffen ist oder an der Durchführung des Projekts beteiligt ist. Es ist wichtig, diese Personen frühzeitig zu identifizieren und einen Kommunikationsplan zu erstellen, um sicherzustellen, dass sie für jeden Projektmeilenstein auf dem Laufenden gehalten werden.

5. Umfang der Arbeit und Leistungen

Der Arbeitsumfang bezieht sich auf eine Vereinbarung über das Arbeitsniveau, das über die Lebensdauer des Projekts ausgeführt wird, während die Ergebnisse die Aufschlüsselung des Umfangs in einzelne Aufgaben, Meilensteine, Berichte usw. sind. Nehmen Sie sich Zeit, um zu definieren, was dies bedeuten würde Aussehen für Ihr Projekt, damit es später keine Überraschungen gibt.

6. Projektzeitplan und Zeitplan für zu erbringende Leistungen

Der Planungsprozess ist entscheidend, um Hindernisse zu beseitigen, Ihre Ressourcen effektiv zu nutzen und Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abzuliefern. Das Erstellen umfassender, genauer Zeitpläne hilft Ihnen, das Projekt auf den richtigen Weg zu bringen und sicherzustellen, dass es auf Kurs bleibt.

7. Allgemeine Anforderungen

Stellen Sie sicher, dass Sie alle zusätzlichen Vorkehrungen, die Ihr Unternehmen möglicherweise benötigt, vollständig transparent und im Voraus behandeln. Ein erfolgreiches RFP macht sich ausdrücklich klar über technische Herausforderungen oder mögliche Hindernisse, die auf dem Weg auftreten könnten, und wie jede Partei diese bekämpfen wird.

8. Wer ist verantwortlich?

Jede Aufgabe muss einer geeigneten Person/einem geeigneten Team gehören. Stellen Sie sicher, dass Sie identifizieren, wer diese Schlüsselpersonen sind, und, was noch wichtiger ist, kommunizieren Sie, welche Rollen oder Verantwortlichkeiten jeder haben wird, bevor das Projekt gestartet wird.

9. Haushalt

Das Budget ist das Rückgrat Ihres Projekts. Ohne die notwendigen Mittel geht nichts voran, was bedeutet, dass Sie ein gut geplantes und richtig geschätztes Budget benötigen, bevor ernsthafte Gespräche geführt werden.

10. Zusätzliche Auswahlkriterien

Während die vorherigen neun Bereiche in einer traditionellen RFP Standard sind, hat jedes Projekt seine eigenen personalisierten und individuellen Aspekte, die jeder Anbieter ansprechen muss. Um mehr über die verschiedenen technischen Bereiche zu erfahren, die Ihr Anbieter in seinen RFPs für das Sales Performance Management ansprechen sollte, sehen Sie sich unsere Auswahlmatrix für RFP-Anbieter an.

Die „Nachher“-Überlegungen:

Dies ist der Teil der RFP, in dem Anbieter die langfristigen Vorteile der vorgeschlagenen Partnerschaft ansprechen werden. Während Technologie- und Implementierungsunterstützung ein unmittelbarer Vorteil der Zusammenarbeit mit einem Drittanbieter sein kann, ist es ebenso wichtig, einen Partner zu finden, der bereit ist, das Maß an strategischer Unterstützung zu bieten, das von seinen Kunden benötigt wird. Hier sind beispielsweise zwei Schlüsselbereiche, die mit Anbietern besprochen werden müssen, bevor Verträge unterzeichnet werden:

• Langfristige Partnerschaft: Während eine Lieferantenbeziehung einen Kauf- und Dienstleistungsvertrag impliziert, endet eine Geschäftspartnerschaft nicht mit der Unterzeichnung eines Vertrags. Es ist eine Verpflichtung zu einer kontinuierlichen, strategischen und für beide Seiten vorteilhaften Beziehung zwischen beiden beteiligten Parteien.
• Fortlaufender Support: Sie sollten einen Anbieter finden, der Ihnen zur Verfügung steht, nachdem alles in Betrieb genommen wurde. Dies kann viele Formen annehmen, wie Kundensupport oder zusätzliche Schulungen, aber Sie brauchen einen Partner, der Sie unterstützt, nachdem sich der Staub der Implementierung und der Erstschulung gelegt hat.

Auf lange Sicht drin:

Ein RFP ist eine unschätzbare Ressource für Entscheidungsträger, die von den Dienstleistungen eines SPM-Anbieters profitieren möchten.

Für einen tieferen Einblick in das, was Sie während Ihrer SPM-Erwägungsreise bewerten sollten, laden Sie unseren Leitfaden „ Best Practices for SPM Vendor Evaluation Guide “ herunter, um mehr zu erfahren.