De sus representantes de ventas a sus pronósticos: mejores prácticas para obtener buenos datos
Publicado: 2022-11-13Cada organización de ventas piensa que es única, y cada una lo es, de alguna manera. Pero cuando se trata de los datos que son cruciales para un pronóstico de ventas preciso, la mayoría de las organizaciones sufren los mismos problemas:
- Los representantes de ventas no actualizan su plataforma de automatización de la fuerza de ventas de manera oportuna
- Los representantes de ventas no tienen información suficiente, actualizada y precisa sobre sus oportunidades de ventas.
- Los gerentes de ventas no tienen los datos que necesitan para pronosticar con precisión las ventas del trimestre o asesorar a sus subordinados directos sobre oportunidades específicas.
- El final del trimestre es una lucha loca y no hay visibilidad de los acuerdos en los que centrarse.
- La precisión del pronóstico es menor que la deseada
En términos generales, cuantos más datos recopile sobre la oportunidad de venta, mejor. Sin embargo, además de recopilar información, debe organizarse de manera que sea fácilmente accesible, en contexto con otra información utilizada para tomar decisiones similares y presentada cuando el usuario esté listo para consumirla.
Resolviendo los problemas de datos con las mejores prácticas
La implementación de las mejores prácticas de acceso a datos es un viaje. Requiere gestión del cambio, y es incremental. Requiere cambios tecnológicos, cambios de comportamiento y un enfoque en hacer que los procesos sean más eficientes. Para ayudar a la implementación de estos procesos, estas mejores prácticas se describen en términos de:
- Línea de base: Status Quo actual: dónde se encuentra la organización antes de que se apliquen las mejores prácticas de recopilación de datos
- Bueno: un primer paso incremental para agilizar el proceso de recopilación de datos
- Mejor: mejoras para aumentar los beneficios y disminuir la carga de trabajo de los representantes de ventas para la recopilación de datos
- Lo mejor: desarrollo de una descripción de las mejores prácticas para recopilar datos y ponerlos a disposición de todos de una manera muy útil
Los datos para el pronóstico vienen en cuatro tipos distintos: dinámica de actividad de ventas, atributos de oportunidad, miembros y roles del equipo de compras y atributos de la empresa. Veamos las mejores prácticas para la dinámica de la actividad de ventas. Los blogs subsiguientes analizarán las mejores prácticas tácticas en las otras áreas.
Dinámica de la actividad de ventas
Mejores Prácticas Tácticas en la Dinámica de la Actividad de Ventas
Problema/Necesidad comercial:
Los representantes de ventas y la gerencia de ventas trabajan en el vacío. La aplicación SFA no se actualiza de forma constante o frecuente con los cambios en la oportunidad o las interacciones de ventas. Los representantes de ventas necesitan ayuda para actualizar todas las interacciones de ventas en su sistema de CRM para que los detalles no se escapen y puedan dedicar más tiempo a vender.
Requisitos:
- Necesita realizar un seguimiento de la actividad entrante de las oportunidades de manera oportuna para reflejar el estado general de las oportunidades.
- La gestión de ventas necesita acceder a las interacciones más recientes entre el comprador y el vendedor para tener un juicio imparcial sobre el estado actual de una oportunidad de venta.
- Cuanta más información tenga la gerencia de ventas sobre las interacciones comprador/vendedor, mejor posición tendrán para asesorar al representante de ventas sobre las acciones apropiadas para esta oportunidad.
La necesidad es automatizar:
- La recopilación de datos de la actividad de correo electrónico entrante y saliente, incluido el contenido de los correos electrónicos.
- La recopilación de datos de todas las reuniones y llamadas programadas en el calendario.
- El contenido y resultados de las reuniones.
Base
Los representantes de ventas actualizan su aplicación SFA con los horarios de las reuniones, el contenido de los correos electrónicos entrantes y salientes y resumen los resultados de las reuniones.
La línea de base es lo que está sucediendo actualmente en la mayoría de las empresas. Se espera que los representantes de ventas mantengan actualizado el sistema de CRM sin obtener nada a cambio. Este proceso es defectuoso por varias razones: quita tiempo de venta y el representante de ventas puede sesgar la información. Los representantes de “orejas felices” pueden ser demasiado optimistas sobre los correos electrónicos, las reuniones y otras interacciones. Es posible que los representantes de Sandbagger ni siquiera actualicen CRM hasta que sepan que tienen el trato en la bolsa.
Bueno
El recuento de correos electrónicos y reuniones actualiza automáticamente la aplicación SFA. Los correos electrónicos se marcan como correos electrónicos entrantes de los clientes potenciales frente a correos electrónicos salientes para el cliente potencial.
En el nivel Bueno , las oportunidades se actualizan solo con el recuento de las interacciones entrantes y salientes. Las interacciones están secuenciadas por fecha. Las interacciones entrantes son más importantes que las interacciones salientes. Un conteo de interacciones salientes muestra que el representante está administrando la oportunidad. Las interacciones entrantes muestran que la oportunidad está interesada en lo que tiene para ofrecer. Ninguna interacción entrante de una oportunidad durante dos a seis semanas (elija el momento apropiado para su situación) muestra que la oportunidad se está apagando. Medir los recuentos es un paso en la dirección correcta, pero se quedará corto al evaluar la salud general de una oportunidad y evaluar subjetivamente la salud de esa oportunidad.
Mejor
Los detalles del contenido del correo electrónico, la reunión y el calendario actualizan automáticamente la aplicación SFA. El representante de ventas tiene la capacidad de agregar notas y observaciones personales a la actividad, así como calificar la actividad como positiva o negativa. Las transcripciones de las reuniones están disponibles.
En el nivel Mejor , los correos electrónicos, las invitaciones de calendario y los resultados de las reuniones se actualizan en su aplicación SFA. Esto incluye el correo electrónico completo y el contenido de la reunión. Esto ahorra tiempo a los representantes de ventas al no requerirles que resuman el correo electrónico en la aplicación CRM. También ahorra tiempo a los representantes al permitirles hacer referencia fácilmente a la correspondencia más reciente y comprender los problemas sin tener que buscar en su correo electrónico. Les ahorra tiempo a los gerentes de ventas para tener una mejor comprensión de la salud general de la oportunidad sin necesidad de interrogar a sus representantes de ventas.
Mejor
La actividad se califica automáticamente en función de los mensajes de contenido y el análisis de sentimientos impulsado por IA. La calificación de actividad personal de los representantes de ventas sirve para actualizar el léxico utilizado para el análisis de sentimientos. La interfaz de correo electrónico permite oportunidades de edición mientras está en el correo electrónico
El mejor nivel incluye dos partes. La primera parte es calificar las interacciones. La segunda parte es mejorar la interfaz de correo electrónico con un complemento que permite al representante tomar medidas sobre la oportunidad desde la aplicación de correo electrónico.
Llevando el rendimiento de ventas al siguiente nivel
La IA puede calificar los correos electrónicos y comprar, lo que permite que el representante de ventas también califique la interacción. Cuando los representantes de ventas califican el contenido del correo electrónico, la IA también puede analizar la calificación y actualizar el léxico de la IA para analizar el contenido del correo electrónico en el futuro. Esto proporciona un sistema de alerta temprana sobre posibles ofertas que van mal, muchas veces incluso antes de que el representante de ventas tenga la oportunidad de leer un correo electrónico. También proporciona una interpretación imparcial del correo electrónico, lo que ayuda a proporcionar una base para la evaluación imparcial de oportunidades.
Mejorar la interfaz de correo electrónico con un complemento va más allá de simplemente extraer correos electrónicos del servidor de correo electrónico. Permite a los representantes de ventas actualizar sus oportunidades desde su aplicación de correo electrónico. Permite que el sistema funcione donde trabajan los representantes, en lugar de requerir que los representantes inicien sesión en la aplicación CRM para cambiar cualquier cosa. La clave es hacer que sea lo más fácil posible para el representante de ventas hacer su trabajo.