Cómo crear la única plantilla de previsión de ventas que necesitará

Desafortunadamente, a la mayoría de las empresas les resulta difícil pronosticar con éxito. Hoy en día, la mitad de los líderes de ingresos informan que es más difícil que nunca pronosticar las reservas, y menos de una cuarta parte de las organizaciones de ventas pueden pronosticar con un 75 % de precisión o más.

Parte del desafío es poner en marcha los procesos y las herramientas correctos para poner su estrategia de pronóstico en el camino correcto. Uno de ellos es una plantilla de previsión de ventas, el marco que utiliza para realizar un seguimiento de sus datos de ventas, medir los KPI clave y tomar decisiones basadas en datos relacionados con las ventas.

Continúe leyendo para obtener una guía paso a paso para crear su propia plantilla de pronóstico de ventas, la única que necesitará, para adaptarse a las ofertas de productos y servicios únicos de su empresa, objetivos de ventas y otras preferencias de pronóstico.

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• Las plantillas de pronóstico de ventas únicas para todos tienen una capacidad limitada para capturar objetivos de ventas únicos, KPI y otros factores.
• Las organizaciones de ventas pueden crear plantillas de pronóstico de ventas efectivas y personalizadas utilizando hojas de cálculo o herramientas de software.
• Antes de crear su plantilla, es importante enmarcarla describiendo lo que está pronosticando, los períodos de tiempo que está cubriendo, sus objetivos y sus KPI clave.
• Las mejores plantillas de previsión de ventas proporcionan una visión holística y granular del rendimiento de las ventas.

¿Por qué necesita una plantilla de previsión de ventas?

El pronóstico de ventas preciso requiere consistencia. Para lograrlo, debe realizar un seguimiento fiel de sus datos a lo largo del tiempo, utilizando las mismas fuentes y métodos para crear mediciones comparables período tras período.

Una plantilla de previsión de ventas proporciona el marco para hacer esto, al mismo tiempo que sirve como punto central de referencia para los líderes de ventas y otras partes interesadas. Cuando se crea y se comparte correctamente, su plantilla de previsión de ventas puede ser la única fuente de información veraz para los datos de ventas a medida que crea sus previsiones y toma decisiones a lo largo del año.

Un rápido Google sin duda encontrará docenas (o más) de plantillas de pronóstico de ventas gratuitas, pero hay un problema inherente en este método de descarga rápida. Esas plantillas no se crean teniendo en cuenta sus productos y servicios, y no tienen en cuenta los KPI únicos que necesita medir o los objetivos que pretende lograr con su estrategia de ventas.

Un mejor enfoque es crear su plantilla de pronóstico de ventas internamente, diseñando exactamente lo que necesita para pronosticar las ventas de sus ofertas y realizar un seguimiento de los KPI prioritarios para su empresa. Afortunadamente, con las herramientas y tecnologías disponibles en la actualidad, crear una plantilla de previsión de ventas personalizada no solo es fácil, sino que es un proceso que fortalecerá su comprensión y ejecución de su estrategia de ventas.

Cómo crear la única plantilla de previsión de ventas que necesitará

Paso uno: enmarcarlo

¿Qué estás pronosticando?

Su plantilla de pronóstico de ventas variará según el tipo de producto o servicio que esté pronosticando. Por ejemplo, pronosticar una oferta de producto central basada en datos históricos de gran volumen se verá muy diferente a pronosticar las ventas de un producto nuevo que sale al mercado.

Como primer paso, piense en lo que está pronosticando y en el mejor método de pronóstico que puede usar. Esto determinará en gran medida el formato de tu plantilla y los campos exactos que incluyas para medir.

Por ejemplo, una empresa nueva con ofertas completamente nuevas probablemente utilizará un enfoque de arriba hacia abajo que tenga en cuenta factores externos, como el mercado total disponible. Una empresa establecida con una oferta de software central podría utilizar un enfoque de abajo hacia arriba basado en gran medida en los datos históricos de rendimiento de ventas.

¿Qué periodos de tiempo estás usando?

A continuación, determine los períodos de tiempo en los que hará sus pronósticos. Esto realmente depende de la granularidad que desee obtener con sus datos, y puede depender de la situación. ¿Necesita pronosticar por semana, mes, trimestre o año?

Es probable que desee incluir varios períodos de tiempo en una plantilla de pronóstico de ventas, que es fácil de formatear en la hoja de cálculo y las herramientas de software que usará para crear su plantilla (más sobre esto más adelante).

¿Cuáles son sus objetivos de ventas?

Establecer los objetivos de ventas correctos es un paso clave que debe tomar antes de crear su plantilla de pronóstico de ventas. Determina los puntos de referencia con los que medirá el éxito y proporciona puntos de datos iniciales clave para incluir en su plantilla.

Por ejemplo: si su objetivo es capturar el 15 % de su mercado direccionable total con su nuevo producto, puede calcular el TAM total para determinar cómo se ve esa cifra del 15 % en términos de ingresos, luego utilícela en su pronóstico (y mida su progreso a lo largo del año).

Si no tiene objetivos de ventas claros establecidos, tómese el tiempo para establecerlos antes de crear su plantilla de pronóstico de ventas.

¿Qué KPI medirás?

Los KPI que usa para medir el rendimiento de las ventas generalmente se convierten en campos en su plantilla de pronóstico de ventas. Algunos de los KPI más importantes para incluir en su pronóstico incluyen:

• Ingresos por ventas : el dinero que gana por las ventas (se puede calcular en general y/o por unidad, representante de ventas, equipo, etc.)
• Crecimiento de los ingresos por ventas : porcentaje de crecimiento en comparación con un período de tiempo anterior (es decir, el mes anterior o el mismo mes del año anterior)
• Cobertura del canal de ventas : valor total de oportunidades en el canal frente a su cuota de objetivo de ventas
• Datos de actividad : métricas sobre las actividades del proceso de ventas que ayudan a determinar el estado general de las ventas (por ejemplo, libros de reuniones totales, llamadas de descubrimiento realizadas, demostraciones de productos realizadas, imanes de prospectos descargados, etc.)

Paso dos: crea tu plantilla

Recopile sus datos

Ya sea que esté utilizando datos de rendimiento históricos o datos externos recopilados recientemente, comience por recopilarlos y organizarlos en un solo lugar. Garantice un abastecimiento y una precisión constantes, y límpielo para que pueda incluirse fácilmente en su plantilla de pronóstico de ventas cuando esté listo.

Decidir sobre una herramienta

La mayoría de las organizaciones de ventas toman una de dos rutas cuando se trata de la herramienta que eligen para su plantilla: hoja de cálculo o software. Nuestro consejo: cuando puedas, opta por el software. Si bien una hoja de cálculo puede parecer más accesible de inmediato, requiere una gran cantidad de entradas manuales que, en última instancia, las vuelve desordenadas y propensas a errores humanos.

La mejor opción es automatizar el proceso tanto como sea posible mediante la creación de su plantilla como un panel visible centralmente en su herramienta de software de gestión de ventas. Este puede ser su CRM o una plataforma (como Xactly) que esté integrada con su CRM.

Acercar y alejar

Las mejores plantillas de previsión de ventas permiten a los líderes de ventas ver el rendimiento de las ventas desde una perspectiva holística y granular. Esto significa que debería poder acercar y alejar (por así decirlo) dentro de la plantilla para evaluar las métricas en el nivel correcto. Por ejemplo, los líderes de ventas pueden querer ver los ingresos totales obtenidos, pero también evaluarlos por producto individual o equipo de ventas.

En su plantilla, comience con métricas más grandes como su paraguas y profundice en métricas más pequeñas debajo. Por ejemplo, puede pronosticar y medir el crecimiento interanual de los ingresos, pero también puede ampliar el crecimiento mes a mes o semana a semana para evaluar las tendencias de ingresos estacionales a lo largo del año.

Centrarse en la usabilidad

Su plantilla de pronóstico de ventas es tan poderosa como la medida en que la use. Cuando esté creando su plantilla, considere quién necesita usarla y cómo lo hará. Piense en el acceso, la compartibilidad, la facilidad de uso y la capacitación necesaria para que todas las partes interesadas participen.

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