Lo que necesita saber sobre las operaciones de ventas

Según el Informe sobre el estado de las operaciones de ventas más reciente de LinkedIn, las operaciones de ventas crecieron un 38 % entre 2018 y 2020 (4,8 veces más rápido que la función de ventas en su conjunto) y siguen aumentando.

Casi el 90% de los participantes del estudio informaron que, en un entorno comercial que cambia constantemente, la planificación frecuente impulsada por las operaciones de ventas ha posicionado mejor a su equipo de ventas para el éxito.

Está claro que las operaciones de ventas no solo ayudan a las empresas a crecer, sino que se están convirtiendo en una necesidad competitiva. Este artículo le dirá las cosas importantes que necesita saber sobre las operaciones de ventas y cómo puede implementarlas en su organización. En las secciones que siguen, cubriremos:

• La definición de operaciones de venta.
• Características de un sólido equipo de operaciones de ventas
• Planificación de ventas y operaciones (S&OP)
• La relación entre operaciones de ventas y RevOps

Empecemos.

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• Sales ops es una estrategia multifuncional impulsada por la colaboración y la optimización de personas, procesos y recursos tecnológicos para maximizar el éxito de ventas.
• Gartner informa que en la mayoría de las organizaciones, los equipos de operaciones de ventas respaldan varias funciones fuera de las ventas, como marketing y finanzas.
• Las características de una estrategia sólida de operaciones de ventas incluyen una alta alfabetización de datos, una cultura colaborativa, propiedad compartida de los objetivos y uso de herramientas tecnológicas.
• La planificación de operaciones de ventas (S&OP) es el proceso mensual de evaluación de datos críticos de ventas para mantener un plan de ejecución de ventas optimizado.
• Las herramientas tecnológicas como el software de planificación de operaciones y ventas son esenciales para automatizar y escalar las capacidades de análisis de datos relacionadas con las operaciones de ventas.
• Las operaciones de ventas contribuyen significativamente a las operaciones de ingresos (RevOps), que se centran en las estrategias generales de crecimiento de los ingresos.

¿Qué son las operaciones de venta?

Las operaciones de ventas son una función comercial integral responsable de administrar las personas, los procesos y las tecnologías que contribuyen al éxito de ventas de una empresa. Su objetivo es reducir la fricción, agilizar las operaciones, optimizar el proceso de ventas y empoderar a los equipos de ventas, todo con el objetivo final en mente de aumentar los ingresos por ventas de la organización.

No debe confundirse con la habilitación de ventas, que brinda soporte en el terreno a los representantes de ventas para ayudarlos a vender de manera más efectiva, las operaciones de ventas se enfocan en el establecimiento de una estrategia de alto nivel que maximiza el ROI total de las ventas e impulsa un crecimiento de ingresos de ventas más predecible. Las áreas específicas de responsabilidad de las operaciones de ventas incluyen:

• Planificación de ventas y establecimiento de objetivos.
• Gestión de la tecnología
• Cobertura de ventas y gestión de territorios
• planes de compensación
• Optimización del proceso de ventas de principio a fin
• Pronóstico de ventas
• Planes de formación y compensación de empleados de ventas
• Análisis de datos e informes
• Pronóstico de oferta y demanda
• Asignación de recursos

Gartner agrupa estas responsabilidades en tres áreas de enfoque clave para los equipos de operaciones de ventas:

• Proceso de ingresos de extremo a extremo : reemplace los silos con flujos de trabajo multifuncionales optimizados y amplíe el soporte para los procesos de ingresos.
• Estrategia de datos y análisis : Supervise el gobierno y la alfabetización de datos para aumentar el acceso y alinear los conocimientos con los objetivos comerciales.
• Transformación tecnológica : desarrolle y ejecute una hoja de ruta tecnológica que se alinee con los objetivos y prioridades del liderazgo de la empresa.

Gartner también descubrió que el impacto de una estrategia de operaciones de ventas de calidad se extiende mucho más allá de las ventas mismas. En particular, un número significativo de encuestados en una encuesta reciente de operaciones de ventas de Gartner informa que su departamento de operaciones de ventas también admite funciones relacionadas con RevOps como marketing (57 %), productos (38 %), finanzas (35 %) y servicio al cliente (34 %). %).

¿Cuáles son las características de un equipo de operaciones de ventas efectivo?

Alta alfabetización de datos

Los equipos de operaciones de ventas exitosos se basan totalmente en datos . Aprovechan los conocimientos para analizar el rendimiento actual, desarrollar pronósticos de ventas y tomar decisiones sobre todo, desde la asignación de recursos hasta la planificación del territorio, los planes de compensación y más. Sin embargo, es importante señalar aquí que los datos en sí no son la única parte importante de la ecuación.

La alta alfabetización de datos, la capacidad de analizar e interpretar datos de manera significativa, es lo que transforma los datos de un conjunto de números en información procesable que impulsa la estrategia.

Los equipos de operaciones de ventas deben tener KPI clave identificados contra los cuales evalúan los datos de rendimiento y la capacidad de detectar tendencias emergentes, prever desafíos futuros e identificar brechas en los procesos internos y reconocer oportunidades.

Cultura de colaboración

Las operaciones de ventas no solo respaldan las funciones más allá de las ventas, sino que también requieren la participación activa de las partes interesadas clave en otros departamentos de la organización. Los equipos de operaciones de ventas fomentan esta cultura de colaboración al demostrar continuamente sus beneficios.

La información que brindan las operaciones de ventas, especialmente a través de la planificación continua de ventas y operaciones (más sobre esto más adelante), ayuda a otros departamentos a optimizar sus propias estrategias, reducir costos y aumentar el valor que ofrecen a la empresa en general. Por ejemplo, los gerentes de la cadena de suministro pueden usar pronósticos de demanda de productos para planificar adecuadamente los niveles de inventario.

Propiedad compartida

En las organizaciones de operaciones de ventas con mejor desempeño, esta cultura de colaboración se extiende a la idea de propiedad compartida. En otras palabras, todos los departamentos reconocen su responsabilidad de contribuir a los objetivos de ingresos de la organización mediante la participación en operaciones de ventas. Los equipos trabajan juntos sin problemas y brindan soporte multifuncional cuando sea necesario.

Para lograr este nivel de armonía interna, los líderes de la empresa deben presentar objetivos unificados de arriba hacia abajo que abarquen los departamentos individuales y la organización como un todo.

Tecnología compatible

Es imposible seguir el ritmo del competitivo entorno empresarial actual sin el apoyo de las herramientas tecnológicas. El software de ventas y operaciones, por ejemplo, impulsa capacidades como la planificación de ventas y el modelado de pronósticos, paneles de datos dinámicos y análisis impulsados ​​por IA.

También se deben integrar otras herramientas de software importantes (como sistemas CRM o ERP) para brindar una imagen completa que respalde la planificación de ventas y la toma de decisiones.

¿Qué es la planificación de operaciones de venta?

La planificación de operaciones de ventas (S&OP) es una parte fundamental de la ejecución de la estrategia de operaciones de ventas. Por definición, S&OP es el proceso de evaluar puntos de datos de ventas importantes, como datos de rendimiento histórico, demanda de productos, cadenas de suministro y pronósticos de ventas. Es un proceso multifuncional que alinea todo el proceso de ventas y, cuando se realiza de manera efectiva, adopta un enfoque RevOps para la gestión de ingresos por ventas.

S&OP generalmente ocurre mensualmente y crea organizaciones más ágiles, preparadas y basadas en datos: todas las capacidades necesarias para navegar en los mercados que cambian rápidamente y, a menudo, son impredecibles en los que operamos hoy.

Si bien las operaciones de ventas son propietarias del proceso de S&OP, requiere la participación de otros equipos funcionales dentro de la organización para tener éxito. La cadena de suministro, el desarrollo de productos, el marketing, las finanzas y el éxito del cliente son solo algunos de los departamentos más comunes que desempeñan un papel.

Lo más crítico para el éxito de S&OP es una estrategia de datos centralizada impulsada por las herramientas tecnológicas adecuadas. Es esencial que las herramientas estén integradas para proporcionar una fuente única de datos veraces de la que todos los departamentos de la organización obtengan información, creando una visión unificada de la imagen de ingresos actual y los escenarios futuros.

¿Cómo ejecuta S&OP en su empresa?

Reunir datos

El primer paso para cualquier proceso de S&OP es recopilar todos los datos relevantes. Esto puede incluir datos históricos de rendimiento de ventas, pronósticos de ventas futuras, análisis de tendencias de mercado, datos de inteligencia competitiva y más. El software de planificación de ventas y operaciones es una herramienta extremadamente poderosa para automatizar este paso y convertirlo en un proceso de seguimiento continuo en lugar de una tarea periódica.

Durante la fase de recopilación de datos, busque puntos de datos que destaquen inmediatamente como relevantes, como una caída inesperada en el rendimiento de las ventas o un aumento significativo en la demanda del producto. A medida que identifique estos conocimientos, documéntelos como referencia en la próxima reunión de S&OP.

En este punto, también querrá tomarse un tiempo para validar los datos que usará con fines de planificación. Esto significa verificar la precisión de los pronósticos , asegurarse de que los datos estén actualizados y realizar las actualizaciones manuales necesarias.

Evaluar la oferta y la demanda.

El siguiente paso es evaluar la oferta y la demanda. Para S&OP, lo primero es en realidad la planificación de la demanda. Utilizando datos de ventas históricos, pronósticos de ventas actuales y conocimientos de otros equipos relevantes (como marketing, por ejemplo, en torno a la generación de clientes potenciales o de su equipo de producto sobre lanzamientos de nuevos productos), puede hacer predicciones sobre los niveles de demanda para el próximo mes.

Estos pronósticos de demanda luego se pueden traducir en planes de suministro, que evalúan cosas como los niveles de inventario, la capacidad y la programación de la cadena de suministro. Este paso requiere absolutamente el aporte de su cadena de suministro y equipos de productos (entre otros), por lo que es una buena idea tener un proceso formalizado para la colaboración continua.

Revisar las métricas de rendimiento

Ya anotó las ideas importantes más obvias durante su proceso de recopilación de datos. Ahora es el momento de profundizar en las métricas de rendimiento para analizar el progreso con respecto a los KPI clave y otras métricas de ventas.

Debido a que S&OP se realiza mensualmente, es una oportunidad para realizar un seguimiento del progreso a lo largo del tiempo y es una de las formas en que los equipos de operaciones de ventas pueden optimizar continuamente el rendimiento. Identifique los KPI que usará para hacer esto y realice un seguimiento de los mismos cada vez que realice análisis de datos relacionados con S&OP.

Celebrar reuniones mensuales de S&OP

Se llevan a cabo reuniones mensuales de S&OP para discutir planes, evaluar el progreso, abordar desafíos e identificar pasos de acción para el futuro. Debe incluir miembros clave de su equipo de operaciones de ventas, así como cualquier otra parte interesada que contribuya a S&OP. Por lo general, esto incluye representantes de marketing, finanzas y operaciones, pero puede incluir cualquier colaborador relevante en su organización.

Para que las reuniones de S&OP sean efectivas, la asistencia de las partes interesadas debe ser obligatoria. Si alguien no puede asistir, un representante debe estar presente en su lugar. Otras formas de maximizar el valor de su reunión incluyen:

• Prepare datos de manera visual y convincente : incluya informes de referencia de KPI, planes de oferta y demanda, pronósticos de ventas y otros puntos de datos significativos que se hayan identificado.
• Establezca una agenda : a menudo es efectivo adoptar un enfoque cronológico: revise los datos de rendimiento del mes anterior, discuta los problemas y necesidades actuales, luego evalúe los pronósticos futuros y planifique adecuadamente.
• Documente su plan de acción : no permita que las acciones importantes se pierdan. En su lugar, registre los elementos de acción durante la reunión, identifique a la(s) persona(s) responsable(s) y establezca plazos.
• Envíe un resumen : mantenga a todos en la misma página enviando un resumen de la reunión con puntos de discusión importantes y elementos de acción.

Ejecutar y reportar planes de acción.

Finalmente, los planes de acción deben ejecutarse entre la reunión S&OP actual y la siguiente (o en fechas límite determinadas de otro modo). Lo mejor es implementar un proceso de generación de informes para que los elementos de acción se puedan marcar como completados y todo el equipo de S&OP tenga una vista unificada del progreso.

¿Cuáles son los beneficios de las operaciones de ventas y S&OP?

equipos alineados

Las operaciones de ventas impulsan la alineación en todos los equipos que impactan en el éxito de las ventas. Fomenta la colaboración de varias maneras, entre ellas:

• Gestión colaborativa de canalizaciones de los equipos de marketing, ventas y éxito del cliente
• Contribuciones de los equipos de productos, ventas, operaciones y cadena de suministro en la planificación de la oferta y la demanda, así como en la asignación de recursos
• Asociación con equipos de finanzas para desarrollar pronósticos de ventas, evaluaciones de desempeño de ventas y proyecciones de crecimiento de ingresos

Las empresas con equipos bien alineados, dispuestos a trabajar juntos y con objetivos compartidos están mejor posicionadas para adaptarse a las condiciones cambiantes, enfrentar los desafíos y buscar con éxito nuevas oportunidades a medida que surjan.

Ahorro de costes

Las operaciones de ventas, específicamente S&OP, permiten a las empresas ahorrar costos a través de la optimización de procesos (lo que resulta en una mayor eficiencia), así como una planificación y asignación precisas de recursos. Con los datos de operaciones de ventas, las empresas pueden identificar los gastos con mayor precisión (por ejemplo, la cantidad de nuevos representantes de ventas que necesita contratar o el volumen de inventario que debe ordenar) para evitar gastos excesivos y poder asignar fondos a prioridades estratégicas adicionales.

Recursos optimizados

Las operaciones de ventas impulsan la optimización de todas las personas, procesos y tecnologías relacionadas con el éxito de las ventas. No solo garantiza que estos recursos se asignen de manera adecuada, sino que tiene como objetivo obtener el ROI más alto posible de cada recurso disponible.

Algunos ejemplos:

• Capacitación y habilitación de ventas que ayuda a cada representante a alcanzar sus objetivos de manera consistente
• Análisis de datos de ventas sofisticados que impulsan pronósticos precisos
• Herramientas tecnológicas integradas que brindan una fuente única de información veraz para los equipos de operaciones de ventas
• Mejora continua de procesos que impulsa mayores niveles de eficiencia

Adaptabilidad

Impulsadas por altos niveles de visibilidad de datos, equipos alineados y S&OP mensuales, las operaciones de ventas crean organizaciones más adaptables que pueden navegar con éxito las condiciones cambiantes del mercado. Cuando las empresas pueden prever los desafíos potenciales antes de que lleguen y pronosticar con precisión escenarios futuros, pueden prepararse y ajustarse en tiempo real (antes de que ocurran impactos negativos).

La conexión Sales Ops y RevOps

Las operaciones de ventas contribuyen significativamente a las operaciones de ingresos (RevOps), una estrategia más amplia centrada en optimizar el crecimiento de los ingresos en toda la organización. Si está familiarizado con RevOps, probablemente haya notado que las operaciones de ventas y RevOps comparten principios básicos comunes, como la cultura colaborativa, los enfoques basados ​​en datos y la tecnología como recurso.

En un modelo RevOps, los equipos de operaciones de ventas suelen informar a un director de ingresos (CRO) , que supervisa la estrategia general de ingresos de la organización. Como la mayor fuente de ingresos para la mayoría de las empresas, la optimización de los ingresos por ventas a través de una sólida estrategia de operaciones de ventas es una de las formas más impactantes de promover el crecimiento de los ingresos.

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