Co musisz wiedzieć o operacjach sprzedaży

Według najnowszego raportu LinkedIn na temat stanu operacji sprzedażowych liczba operacji sprzedaży wzrosła o 38% w latach 2018-2020 — 4,8 razy szybciej niż funkcja sprzedaży jako całości — i nadal rośnie.

Prawie 90% uczestników badania stwierdziło, że w ciągle zmieniającym się środowisku biznesowym częste planowanie oparte na operacjach sprzedaży lepiej zapewnia sukces ich zespołowi sprzedaży.

Oczywiste jest, że operacje sprzedaży nie tylko pomagają firmom rozwijać się, ale stają się konkurencyjną koniecznością. W tym artykule dowiesz się, co musisz wiedzieć o operacjach sprzedaży i jak możesz je wdrożyć w swojej organizacji. W kolejnych sekcjach omówimy:

• Definicja operacji sprzedaży
• Cechy silnego zespołu Sales Ops
• Planowanie sprzedaży i operacji (S&OP)
• Związek między operacjami sprzedaży a RevOps

Zacznijmy.

Szybkie dania na wynos

• Sales ops to wielofunkcyjna strategia oparta na współpracy i optymalizacji ludzi, procesów i zasobów technologicznych w celu maksymalizacji sukcesu sprzedaży.
• Gartner informuje, że w większości organizacji zespoły ds. sprzedaży obsługują kilka funkcji poza sprzedażą, takich jak marketing i finanse.
• Charakterystyka silnej strategii operacji sprzedaży obejmuje wysoką znajomość danych, kulturę współpracy, współwłasność celów i wykorzystanie narzędzi technologicznych.
• Planowanie operacji sprzedaży (S&OP) to comiesięczny proces oceny krytycznych danych dotyczących sprzedaży w celu utrzymania zoptymalizowanego planu realizacji sprzedaży.
• Narzędzia technologiczne, takie jak oprogramowanie do planowania sprzedaży i operacji, są niezbędne do automatyzacji i skalowania możliwości analizy danych związanych z operacjami sprzedaży.
• Sales ops wnoszą znaczący wkład w operacje związane z przychodami (RevOps), które koncentrują się na nadrzędnych strategiach wzrostu przychodów.

Czym są operacje sprzedaży?

Sales ops to kompleksowa funkcja biznesowa odpowiedzialna za zarządzanie ludźmi, procesami i technologiami, które przyczyniają się do sukcesu sprzedaży firmy. Ma na celu zmniejszenie tarć, usprawnienie operacji, optymalizację procesu sprzedaży i wzmocnienie pozycji zespołów sprzedażowych — a wszystko to z myślą o zwiększeniu przychodów ze sprzedaży dla organizacji.

Nie należy ich mylić z funkcjami sprzedaży, które zapewniają przedstawicielom handlowym natychmiastowe wsparcie, aby pomóc im w skuteczniejszej sprzedaży. Operacje sprzedażowe koncentrują się na ustalaniu strategii na wysokim poziomie, która maksymalizuje całkowity zwrot ze sprzedaży i napędza bardziej przewidywalny wzrost przychodów ze sprzedaży. Konkretne obszary odpowiedzialności Sales Ops obejmują:

• Planowanie sprzedaży i wyznaczanie celów
• Zarządzanie technologią
• Pokrycie sprzedaży i zarządzanie terytorium
• Plany wynagrodzeń
• Kompleksowa optymalizacja procesu sprzedaży
• Prognozowanie sprzedaży
• Plany szkoleń i wynagrodzeń dla pracowników sprzedaży
• Analityka danych i raportowanie
• Prognozowanie podaży i popytu
• Alokacja zasobów

Gartner grupuje te obowiązki w trzy kluczowe obszary, na których skupiają się zespoły ds. sprzedaży:

• Kompleksowy proces przychodów — zastąp silosy usprawnionymi, wielofunkcyjnymi przepływami pracy i rozszerz obsługę procesów przychodów.
• Strategia dotycząca danych i analiz — nadzoruj nadzór nad danymi i umiejętność korzystania z nich, aby zwiększyć dostęp i dostosować spostrzeżenia do celów biznesowych.
• Transformacja technologiczna — opracuj i wykonaj mapę drogową technologii, która jest zgodna z celami i priorytetami kierownictwa firmy.

Firma Gartner odkryła również, że wpływ strategii dotyczącej wysokiej jakości operacji sprzedaży znacznie wykracza poza samą sprzedaż. Warto zauważyć, że znaczna liczba respondentów niedawnej ankiety Gartnera dotyczącej operacji sprzedaży twierdzi, że ich dział sprzedaży obsługuje również funkcje związane z RevOps, takie jak marketing (57%), produkt (38%), finanse (35%) i obsługa klienta (34%). %).

Jakie są cechy skutecznego zespołu Sales Ops?

Wysoka umiejętność korzystania z danych

Skuteczne zespoły ds. operacji sprzedaży są w pełni oparte na danych . Wykorzystują spostrzeżenia do analizowania bieżącej wydajności, opracowywania prognoz sprzedaży i podejmowania decyzji dotyczących wszystkiego, od alokacji zasobów, przez planowanie terytorialne, po plany wynagrodzeń i nie tylko. Należy jednak zauważyć, że same dane nie są jedyną ważną częścią równania.

Wysoka umiejętność korzystania z danych — umiejętność analizowania i interpretowania danych w znaczący sposób — jest tym, co przekształca dane z zestawu liczb w praktyczne spostrzeżenia, które napędzają strategię.

Zespoły Sales Ops powinny mieć określone kluczowe KPI, na podstawie których oceniają dane dotyczące wydajności oraz zdolność dostrzegania pojawiających się trendów, przewidywania przyszłych wyzwań i identyfikowania luk w procesach wewnętrznych oraz rozpoznawania szans.

Kultura współpracy

Operacje sprzedaży nie tylko wspierają funkcje wykraczające poza sprzedaż, ale wymagają aktywnego udziału kluczowych interesariuszy z innych działów w całej organizacji. Zespoły Sales Ops wspierają tę kulturę współpracy, nieustannie demonstrując płynące z niej korzyści.

Spostrzeżenia zapewniane przez działy sprzedaży, zwłaszcza poprzez bieżące planowanie sprzedaży i operacji (więcej o tym później), pomagają innym działom optymalizować własne strategie, redukować koszty i zwiększać wartość, jaką oferują całej firmie. Na przykład menedżerowie łańcucha dostaw mogą wykorzystywać prognozy popytu na produkty do odpowiedniego planowania poziomów zapasów.

Wspólna własność

W najlepiej działających organizacjach zajmujących się operacjami sprzedaży ta kultura współpracy rozciąga się na ideę współwłasności. Innymi słowy, wszystkie działy uznają swoją odpowiedzialność za przyczynianie się do osiągania celów finansowych organizacji poprzez udział w operacjach sprzedaży. Zespoły współpracują bezproblemowo i zapewniają wielofunkcyjną pomoc w razie potrzeby.

Aby osiągnąć ten poziom wewnętrznej harmonii, liderzy firm muszą odgórnie przedstawić jednolite cele, które obejmują poszczególne działy i organizację jako całość.

Obsługiwana technologia

Niemożliwe jest dotrzymanie kroku dzisiejszemu konkurencyjnemu środowisku biznesowemu bez wsparcia narzędzi technologicznych. Na przykład oprogramowanie do sprzedaży i operacji obsługuje takie funkcje, jak planowanie sprzedaży i modelowanie prognoz, dynamiczne pulpity nawigacyjne danych i analizy oparte na sztucznej inteligencji.

Inne ważne narzędzia programowe (takie jak systemy CRM lub ERP) również muszą być zintegrowane, aby zapewnić pełny obraz wspierający planowanie sprzedaży i podejmowanie decyzji.

Na czym polega planowanie działań sprzedażowych?

Planowanie operacji sprzedaży (S&OP) jest krytyczną częścią realizacji strategii operacji sprzedaży. Z definicji S&OP to proces oceny ważnych punktów danych dotyczących sprzedaży, takich jak historyczne dane o wynikach, popyt na produkty, łańcuchy dostaw i prognozy sprzedaży. Jest to wielofunkcyjny proces, który wyrównuje cały lejek sprzedaży i, jeśli jest wykonywany skutecznie, obejmuje podejście RevOps do zarządzania przychodami ze sprzedaży.

S&OP zwykle odbywa się co miesiąc i tworzy bardziej zwinne, przygotowane i oparte na danych organizacje — wszystkie możliwości niezbędne do poruszania się po szybko zmieniających się i często nieprzewidywalnych rynkach, na których obecnie działamy.

Chociaż Sales Ops jest właścicielem procesu S&OP, wymaga on zaangażowania innych zespołów funkcyjnych w organizacji, aby odnieść sukces. Łańcuch dostaw, rozwój produktu, marketing, finanse i sukces klienta to tylko niektóre z najczęstszych działów, które odgrywają rolę.

Najważniejszym warunkiem sukcesu S&OP jest scentralizowana strategia danych oparta na odpowiednich narzędziach technologicznych. Istotne jest, aby narzędzia były zintegrowane w celu zapewnienia jednego źródła prawdziwych danych, z którego wszystkie działy w organizacji czerpią wiedzę, tworząc ujednoliconą wizję obecnego obrazu przychodów i przyszłych scenariuszy.

Jak realizujecie S&OP w swojej firmie?

Zbierać dane

Pierwszym krokiem każdego procesu S&OP jest zebranie wszystkich istotnych danych. Może to obejmować historyczne dane dotyczące wyników sprzedaży, przyszłe prognozy sprzedaży, analizy trendów rynkowych, dane wywiadowcze dotyczące konkurencji i wiele innych. Oprogramowanie do planowania sprzedaży i operacji jest niezwykle potężnym narzędziem do automatyzacji tego kroku i uczynienia go ciągłym procesem śledzenia, a nie okresowym zadaniem.

Podczas fazy zbierania danych szukaj punktów danych, które od razu rzucają się w oczy jako istotne, takie jak nieoczekiwany spadek wyników sprzedaży lub znaczny wzrost popytu na produkty. Gdy zidentyfikujesz te spostrzeżenia, udokumentuj je do wykorzystania podczas następnego spotkania S&OP.

W tym momencie warto również poświęcić trochę czasu na zweryfikowanie wszelkich danych, które będą używane do celów planowania. Oznacza to sprawdzanie trafności prognoz , dbanie o aktualność danych oraz dokonywanie niezbędnych ręcznych aktualizacji.

Oceń podaż i popyt

Następnym krokiem jest ocena podaży i popytu. W przypadku S&OP na pierwszym miejscu jest planowanie popytu. Wykorzystując historyczne dane dotyczące sprzedaży, aktualne prognozy sprzedaży i spostrzeżenia innych odpowiednich zespołów (takich jak marketing, na przykład w zakresie generowania potencjalnych klientów lub zespołu produktowego na temat nowych wydań produktów), możesz przewidywać poziomy popytu na następny miesiąc.

Te prognozy popytu można następnie przełożyć na plany dostaw, które oceniają takie rzeczy, jak poziomy zapasów, moce produkcyjne i planowanie łańcucha dostaw. Ten krok bezwzględnie wymaga wkładu (między innymi) ze strony zespołu ds. łańcucha dostaw i produktu, dlatego dobrym pomysłem jest posiadanie sformalizowanego procesu bieżącej współpracy.

Przejrzyj wskaźniki wydajności

Zauważyłeś już najbardziej oczywiste i ważne spostrzeżenia podczas procesu gromadzenia danych. Teraz nadszedł czas, aby zagłębić się w metryki wydajności, aby przeanalizować postęp w stosunku do kluczowych KPI i innych metryk sprzedaży.

Ponieważ S&OP odbywa się co miesiąc, jest to okazja do śledzenia postępów w czasie i jest jednym ze sposobów, w jaki zespoły ds. sprzedaży mogą stale optymalizować wydajność. Zidentyfikuj KPI, których użyjesz do tego celu, i śledź te same za każdym razem, gdy przeprowadzasz analizy danych związane z S&OP.

Organizuj comiesięczne spotkania S&OP

Comiesięczne spotkania S&OP odbywają się w celu omówienia planów, oceny postępów, stawienia czoła wyzwaniom i określenia działań na przyszłość. Powinien obejmować kluczowych członków Twojego zespołu ds. sprzedaży, a także innych interesariuszy, którzy wnoszą wkład w S&OP. Zwykle obejmuje to przedstawicieli marketingu, finansów i operacji, ale może obejmować dowolnych odpowiednich współpracowników w Twojej organizacji.

Aby spotkania S&OP były skuteczne, obecność interesariuszy powinna być obowiązkowa. Jeżeli ktoś nie może przybyć, w jego miejsce powinien być obecny przedstawiciel. Inne sposoby maksymalizacji wartości spotkania to:

• Przygotowuj dane w przekonujący, wizualny sposób — dołącz raporty porównawcze KPI, plany podaży i popytu, prognozy sprzedaży i inne istotne punkty danych, które zostały zidentyfikowane.
• Ustal harmonogram — często skuteczne jest podejście chronologiczne — przejrzyj dane dotyczące wydajności z poprzedniego miesiąca, przedyskutuj bieżące problemy i potrzeby, a następnie oceń przyszłe prognozy i odpowiednio zaplanuj.
• Udokumentuj swój plan działania — nie pozwól, aby ważne działania przepadły. Zamiast tego zapisuj działania podczas spotkania, identyfikuj osoby odpowiedzialne i wyznaczaj terminy.
• Wyślij podsumowanie — aby wszyscy byli na bieżąco, wysyłając podsumowanie spotkania z ważnymi punktami dyskusji i działaniami.

Realizować i raportować plany działania

Wreszcie, plany działania powinny być realizowane pomiędzy bieżącym a następnym spotkaniem S&OP (lub w innych ustalonych terminach). Najlepiej wdrożyć proces raportowania, aby elementy działania można było oznaczać jako zakończone, a cały zespół S&OP miał jednolity widok postępów.

Jakie są korzyści z Sales Ops i S&OP?

Zespoły wyrównane

Sales ops zapewnia zgodność we wszystkich zespołach, które mają wpływ na sukces sprzedaży. Wspiera współpracę na wiele sposobów, w tym:

• Wspólne zarządzanie potokami z działów marketingu, sprzedaży i sukcesu klienta
• Wkład zespołów ds. produktów, sprzedaży, operacji i łańcucha dostaw w planowanie podaży i popytu oraz alokację zasobów
• Współpraca z zespołami finansowymi w celu opracowania prognoz sprzedaży, ocen wyników sprzedaży i prognoz wzrostu przychodów

Firmy z zespołami, które są dobrze dopasowane, chętne do współpracy i mają wspólne cele, są lepiej przygotowane do dostosowywania się do zmieniających się warunków, radzenia sobie z wyzwaniami i skutecznego wykorzystywania pojawiających się możliwości.

Oszczędność kosztów

Sales ops — w szczególności S&OP — umożliwia firmom obniżenie kosztów poprzez optymalizację procesów (co skutkuje większą wydajnością), a także dokładne planowanie i alokację zasobów. Wykorzystując dane z operacji sprzedaży, firmy mogą dokładniej określać wydatki (na przykład liczbę nowych przedstawicieli handlowych, których muszą zatrudnić lub wielkość zapasów do zamówienia), aby uniknąć nadmiernych wydatków i móc przeznaczyć środki na dodatkowe priorytety strategiczne.

Zoptymalizowane zasoby

Sales ops napędza optymalizację wszystkich ludzi, procesów i technologii związanych z sukcesem sprzedaży. Nie tylko zapewnia odpowiednią alokację tych zasobów, ale także ma na celu osiągnięcie najwyższego możliwego zwrotu z inwestycji z każdego dostępnego zasobu.

Kilka przykładów:

• Szkolenie i wsparcie w zakresie sprzedaży, które pomaga każdemu przedstawicielowi konsekwentnie osiągać cele
• Zaawansowana analityka danych sprzedażowych, która umożliwia dokładne prognozowanie
• Zintegrowane narzędzia technologiczne, które zapewniają jedno źródło prawdziwych danych dla zespołów ds. operacji sprzedaży
• Ciągłe doskonalenie procesów, które prowadzi do wyższych poziomów wydajności

Zdolność adaptacji

Kierując się wysokim poziomem widoczności danych, zgranymi zespołami i comiesięcznym S&OP, działy sprzedaży tworzą organizacje o większych możliwościach adaptacji, które mogą z powodzeniem radzić sobie ze zmieniającymi się warunkami rynkowymi. Kiedy firmy mogą przewidywać potencjalne wyzwania, zanim się pojawią, i dokładnie prognozować przyszłe scenariusze, są w stanie przygotować się i dostosować w czasie rzeczywistym (zanim wystąpią negatywne skutki).

Połączenie Sales Ops i RevOps

Sales ops w znacznym stopniu przyczyniają się do operacji związanych z przychodami (RevOps), większej strategii skoncentrowanej na optymalizacji wzrostu przychodów w całej organizacji. Jeśli znasz RevOps, prawdopodobnie zauważyłeś, że operacje sprzedaży i RevOps mają wspólne podstawowe zasady, takie jak kultura współpracy, podejście oparte na danych i technologia jako zasób.

W modelu RevOps zespoły ds. operacji sprzedaży zwykle podlegają dyrektorowi ds. przychodów (CRO) , który nadzoruje nadrzędną strategię przychodów organizacji. Jako największe pojedyncze źródło przychodów dla większości firm, optymalizacja przychodów ze sprzedaży poprzez solidną strategię operacji sprzedaży jest jednym z najbardziej wpływowych sposobów promowania wzrostu przychodów.

Wzmocnij swoją strategię Sales Ops z Xactly

Oprogramowanie do planowania sprzedaży Xactly może pomóc w optymalizacji planów wydajności i przydziałów dzięki ważnym funkcjom, takim jak planowanie sprzedaży i modelowanie prognoz, dynamiczne pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym, przepływy pracy i edycja dla wielu użytkowników oraz analizy predykcyjne AI.

Jeśli chodzi o wyniki, liczby mówią same za siebie: dzięki naszemu oprogramowaniu klienci odnotowali 25% skrócenie czasu tworzenia planów sprzedaży i 14% wzrost realizacji kwot.

Umów się na prezentację już dziś!