O que você precisa saber sobre operações de vendas

De acordo com o mais recente relatório State of Sales Operations do LinkedIn, as operações de vendas cresceram 38% entre 2018 e 2020 – 4,8 vezes mais rápido do que a função de vendas como um todo – e ainda estão em ascensão.

Quase 90% dos participantes do estudo relataram que, em um ambiente de negócios em constante mudança, o planejamento frequente de operações de vendas posicionou melhor sua equipe de vendas para o sucesso.

Está claro que as operações de vendas não estão apenas ajudando as empresas a crescer, mas estão se tornando uma necessidade competitiva. Este artigo mostrará as coisas importantes que você precisa saber sobre as operações de vendas e como implementá-las em sua organização. Nas seções a seguir, abordaremos:

• A definição de operações de vendas
• Características de uma forte equipe de operações de vendas
• Planejamento de vendas e operações (S&OP)
• A relação entre operações de vendas e RevOps

Vamos começar.

Refeições rápidas

• As operações de vendas são uma estratégia multifuncional impulsionada pela colaboração e otimização de pessoas, processos e recursos de tecnologia para maximizar o sucesso de vendas.
• O Gartner relata que, na maioria das organizações, as equipes de operações de vendas dão suporte a várias funções fora das vendas, como marketing e finanças.
• As características de uma forte estratégia de operações de vendas incluem alta alfabetização de dados, cultura colaborativa, propriedade compartilhada de metas e uso de ferramentas de tecnologia.
• O planejamento de operações de vendas (S&OP) é ​​o processo mensal de avaliação de dados críticos de vendas para manter um plano de execução de vendas otimizado.
• Ferramentas de tecnologia, como software de planejamento de vendas e operações, são essenciais para automatizar e dimensionar os recursos de análise de dados relacionados às operações de vendas.
• As operações de vendas contribuem significativamente para as operações de receita (RevOps), que se concentram em estratégias abrangentes de crescimento de receita.

O que são operações de vendas?

Sales ops é uma função comercial abrangente responsável por gerenciar pessoas, processos e tecnologias que contribuem para o sucesso de vendas de uma empresa. O objetivo é reduzir o atrito, simplificar as operações, otimizar o processo de vendas e capacitar as equipes de vendas - tudo com o objetivo final de aumentar a receita de vendas da organização.

Não deve ser confundido com a capacitação de vendas, que oferece suporte local aos representantes de vendas para ajudá-los a vender com mais eficiência, as operações de vendas se concentram na definição de estratégias de alto nível que maximizam o ROI total das vendas e impulsionam o crescimento da receita de vendas mais previsível. As áreas de responsabilidade específicas das operações de vendas incluem:

• Planejamento de vendas e definição de metas
• Gerenciamento de tecnologia
• Cobertura de vendas e gestão do território
• Planos de compensação
• Otimização do processo de vendas de ponta a ponta
• Previsão de vendas
• Planos de treinamento e remuneração de funcionários de vendas
• Análise de dados e relatórios
• Previsão de oferta e demanda
• Alocação de recursos

O Gartner agrupa essas responsabilidades em três áreas principais de foco para as equipes de operações de vendas:

• Processo de receita de ponta a ponta - Substitua os silos por fluxos de trabalho multifuncionais simplificados e expanda o suporte para processos de receita.
• Estratégia de dados e análise - supervisione a governança e a alfabetização de dados para aumentar o acesso e alinhar os insights com os objetivos de negócios.
• Transformação de tecnologia - Desenvolva e execute um roteiro de tecnologia que se alinhe com as metas e prioridades da liderança da empresa.

O Gartner também descobriu que o impacto de uma estratégia de operações de vendas de qualidade se estende muito além das próprias vendas. Notavelmente, um número significativo de entrevistados em uma pesquisa recente de operações de vendas do Gartner relatou que seu departamento de operações de vendas também oferece suporte a funções relacionadas a RevOps, como marketing (57%), produto (38%), finanças (35%) e atendimento ao cliente (34 %).

Quais são as características de uma equipe de operações de vendas eficaz?

Alta alfabetização de dados

Equipes de operações de vendas bem-sucedidas são totalmente orientadas por dados . Eles aproveitam os insights para analisar o desempenho atual, desenvolver previsões de vendas e tomar decisões sobre tudo, desde a alocação de recursos até o planejamento do território, planos de remuneração e muito mais. É importante observar aqui, no entanto, que os dados em si não são a única parte importante da equação.

A alta alfabetização de dados – a capacidade de analisar e interpretar dados de maneira significativa – é o que transforma os dados de um conjunto de números em insights acionáveis ​​que impulsionam a estratégia.

As equipes de operações de vendas devem ter os principais KPIs identificados com os quais avaliam os dados de desempenho e a capacidade de detectar tendências emergentes, prever desafios futuros, identificar lacunas nos processos internos e reconhecer oportunidades.

Cultura de colaboração

As operações de vendas não apenas suportam funções além das vendas, mas também exigem a participação ativa das principais partes interessadas em outros departamentos da organização. As equipes de operações de vendas promovem essa cultura de colaboração demonstrando continuamente seus benefícios.

Os insights que as operações de vendas fornecem, especialmente por meio do planejamento contínuo de vendas e operações (mais sobre isso mais tarde), ajudam outros departamentos a otimizar suas próprias estratégias, reduzir custos e aumentar o valor que oferecem à empresa como um todo. Por exemplo, os gerentes da cadeia de suprimentos podem usar previsões de demanda de produtos para planejar adequadamente os níveis de estoque.

Propriedade compartilhada

Nas organizações de operações de vendas com melhor desempenho, essa cultura de colaboração se estende à ideia de propriedade compartilhada. Em outras palavras, todos os departamentos reconhecem sua responsabilidade de contribuir com as metas de receita da organização por meio da participação nas operações de vendas. As equipes trabalham juntas perfeitamente e fornecem suporte multifuncional sempre que necessário.

Para atingir esse nível de harmonia interna, os líderes da empresa devem apresentar metas unificadas de cima para baixo que englobem departamentos individuais e a organização como um todo.

Tecnologia suportada

É impossível acompanhar o ambiente de negócios competitivo de hoje sem o suporte de ferramentas de tecnologia. O software de vendas e operações, por exemplo, potencializa recursos como planejamento de vendas e modelagem de previsão, painéis de dados dinâmicos e análises orientadas por IA.

Outras ferramentas de software importantes (como sistemas de CRM ou ERP) também devem ser integradas para fornecer uma visão completa para apoiar o planejamento de vendas e a tomada de decisões.

O que é planejamento de operações de vendas?

O planejamento de operações de vendas (S&OP) é ​​uma parte crítica da execução da estratégia de operações de vendas. Por definição, S&OP é o processo de avaliação de importantes pontos de dados de vendas, como dados históricos de desempenho, demanda de produtos, cadeias de suprimentos e previsões de vendas. É um processo multifuncional que alinha todo o pipeline de vendas e, quando feito de forma eficaz, adota uma abordagem RevOps para gerenciamento de receita de vendas.

O S&OP geralmente acontece mensalmente e cria organizações mais ágeis, preparadas e orientadas por dados - todos os recursos necessários para navegar nos mercados em rápida mudança e muitas vezes imprevisíveis em que operamos hoje.

Embora as operações de vendas sejam donas do processo de S&OP, elas exigem o envolvimento de outras equipes funcionais dentro da organização para serem bem-sucedidas. Cadeia de suprimentos, desenvolvimento de produtos, marketing, finanças e sucesso do cliente são apenas alguns dos departamentos mais comuns que desempenham um papel.

O mais crítico para o sucesso do S&OP é uma estratégia de dados centralizada alimentada pelas ferramentas de tecnologia certas. É essencial que as ferramentas sejam integradas para fornecer uma única fonte de dados verdadeiros a partir da qual todos os departamentos da organização obtêm insights, criando uma visão unificada do cenário atual da receita e dos cenários futuros.

Como você executa o S&OP na sua empresa?

Reunir dados

O primeiro passo para qualquer processo de S&OP é reunir todos os dados relevantes. Isso pode incluir dados históricos de desempenho de vendas, previsões de vendas futuras, análises de tendências de mercado, dados de inteligência competitiva e muito mais. O software de planejamento de vendas e operações é uma ferramenta extremamente poderosa para automatizar esta etapa e torná-la um processo de rastreamento contínuo, em vez de uma tarefa periódica.

Durante a fase de coleta de dados, procure pontos de dados que se destacam imediatamente como relevantes, como uma queda inesperada no desempenho de vendas ou um aumento significativo na demanda do produto. Ao identificar esses insights, documente-os para referência na próxima reunião de S&OP.

Neste ponto, você também deve reservar um tempo para validar quaisquer dados que usará para fins de planejamento. Isso significa verificar a precisão das previsões , garantir que os dados estejam atualizados e fazer as atualizações manuais necessárias.

Avalie a oferta e a demanda

O próximo passo é avaliar a oferta e a demanda. Para S&OP, na verdade, é o planejamento de demanda que vem primeiro. Usando dados históricos de vendas, previsões de vendas atuais e insights de outras equipes relevantes (como marketing, por exemplo, em torno da geração de leads ou de sua equipe de produto sobre lançamentos de novos produtos), você pode fazer previsões sobre os níveis de demanda para o próximo mês.

Essas previsões de demanda podem ser traduzidas em planos de suprimento, que avaliam coisas como níveis de estoque, capacidade e programação da cadeia de suprimentos. Esta etapa requer absolutamente informações de sua cadeia de suprimentos e equipes de produtos (entre outros), portanto, é uma boa ideia ter um processo formalizado para colaboração contínua.

Revise as métricas de desempenho

Você já observou os insights importantes mais óbvios durante o processo de coleta de dados. Agora, é hora de aprofundar as métricas de desempenho para analisar o progresso em relação aos principais KPIs e outras métricas de vendas.

Como o S&OP ocorre mensalmente, é uma oportunidade de acompanhar o progresso ao longo do tempo e é uma das maneiras pelas quais as equipes de operações de vendas podem otimizar continuamente o desempenho. Identifique os KPIs que você usará para fazer isso e rastreie os mesmos sempre que realizar análises de dados relacionadas ao S&OP.

Realizar reuniões mensais de S&OP

Reuniões mensais de S&OP são realizadas para discutir planos, avaliar o progresso, abordar desafios e identificar etapas de ação para o futuro. Deve incluir os principais membros de sua equipe de operações de vendas, bem como quaisquer outras partes interessadas que contribuem para o S&OP. Isso normalmente inclui representantes de marketing, finanças e operações, mas pode incluir qualquer colaborador relevante em sua organização.

Para tornar as reuniões de S&OP eficazes, a participação das partes interessadas deve ser obrigatória. Se alguém não puder comparecer, um representante deverá estar presente em seu lugar. Outras maneiras de maximizar o valor de sua reunião incluem:

• Prepare os dados de maneira atraente e visual - inclua relatórios de benchmark de KPI, planos de oferta e demanda, previsões de vendas e outros pontos de dados significativos que foram identificados.
• Defina uma agenda - Muitas vezes, é eficaz adotar uma abordagem cronológica - repasse os dados de desempenho do mês anterior, discuta questões e necessidades atuais e, em seguida, avalie as previsões futuras e planeje adequadamente.
• Documente seu plano de ação - Não permita que ações importantes sejam ignoradas. Em vez disso, registre os itens de ação durante a reunião, identifique a(s) pessoa(s) responsável(is) e estabeleça prazos.
• Envie uma recapitulação - Mantenha todos na mesma página enviando uma recapitulação da reunião com pontos de discussão importantes e itens de ação.

Executar e relatar planos de ação

Por fim, os planos de ação devem ser executados entre a reunião S&OP atual e a próxima (ou por prazos determinados). É melhor implementar um processo de geração de relatórios para que os itens de ação possam ser marcados como concluídos e toda a equipe de S&OP tenha uma visão unificada do progresso.

Quais são os benefícios das operações de vendas e S&OP?

Equipes alinhadas

As operações de vendas impulsionam o alinhamento em todas as equipes que afetam o sucesso das vendas. Ele promove a colaboração de várias maneiras, incluindo:

• Gerenciamento colaborativo do pipeline das equipes de marketing, vendas e sucesso do cliente
• Contribuições das equipes de produto, vendas, operações e cadeia de suprimentos no planejamento de oferta e demanda, bem como na alocação de recursos
• Parceria com equipes financeiras para desenvolver previsões de vendas, avaliações de desempenho de vendas e projeções de crescimento de receita

Empresas com equipes bem alinhadas, dispostas a trabalhar juntas e com objetivos compartilhados estão mais bem posicionadas para se adaptar às condições de mudança, lidar com desafios e buscar com sucesso novas oportunidades à medida que surgem.

Poupança de custos

As operações de vendas - especificamente S&OP - permitem que as empresas economizem custos por meio da otimização de processos (que resulta em maior eficiência), bem como planejamento e alocação de recursos precisos. Usando dados de operações de vendas, as empresas podem identificar as despesas com mais precisão (por exemplo, o número de novos representantes de vendas que precisa contratar ou o volume de estoque a ser pedido) para evitar gastos excessivos e poder alocar fundos para prioridades estratégicas adicionais.

Recursos otimizados

As operações de vendas impulsionam a otimização de todas as pessoas, processos e tecnologias relacionadas ao sucesso de vendas. Isso não apenas garante que esses recursos sejam alocados adequadamente, mas também visa obter o ROI mais alto possível de todos os recursos disponíveis.

Alguns exemplos:

• Treinamento e capacitação de vendas que ajudam cada representante a atingir suas metas de forma consistente
• Análise sofisticada de dados de vendas que possibilitam previsões precisas
• Ferramentas de tecnologia integradas que fornecem uma fonte única de dados verdadeiros para equipes de operações de vendas
• Melhoria contínua do processo que leva a níveis mais altos de eficiência

Adaptabilidade

Impulsionadas por altos níveis de visibilidade de dados, equipes alinhadas e S&OP mensal, as operações de vendas criam organizações mais adaptáveis ​​que podem navegar com sucesso nas mudanças nas condições do mercado. Quando as empresas podem prever os desafios potenciais antes que eles cheguem e prever com precisão os cenários futuros, elas são capazes de se preparar e se ajustar em tempo real (antes que os impactos negativos ocorram).

A conexão de operações de vendas e RevOps

As operações de vendas contribuem significativamente para as operações de receita (RevOps), uma estratégia maior focada na otimização do crescimento da receita em organizações inteiras. Se você estiver familiarizado com RevOps, provavelmente notou que operações de vendas e RevOps compartilham princípios básicos comuns, como cultura colaborativa, abordagens orientadas a dados e tecnologia como recurso.

Em um modelo RevOps, as equipes de operações de vendas geralmente se reportam a um Chief Revenue Officer (CRO) , que supervisiona a estratégia de receita abrangente da organização. Como a maior fonte única de receita para a maioria das empresas, otimizar a receita de vendas por meio de uma forte estratégia de operações de vendas é uma das maneiras mais impactantes de promover o crescimento da receita.

Impulsione sua estratégia de operações de vendas com Xactly

O software Xactly Sales Planning pode ajudá-lo a otimizar seus planos de capacidade e cota com recursos importantes, como planejamento de vendas e modelagem de previsão, painéis dinâmicos em tempo real, fluxos de trabalho e edição multiusuário e análise preditiva de IA.

Quando se trata de resultados, os números falam por si: nosso software resultou em clientes com redução de 25% no tempo para criar planos de vendas e aumento de 14% no cumprimento de cotas.

Agende sua demonstração hoje!