Was Sie über Sales Ops wissen müssen

Laut LinkedIns neuestem State of Sales Operations Report wuchs der Vertrieb zwischen 2018 und 2020 um 38 % – 4,8-mal schneller als der Vertrieb insgesamt – und ist weiter auf dem Vormarsch.

Nahezu 90 % der Studienteilnehmer gaben an, dass in einem Geschäftsumfeld, das sich ständig ändert, eine häufige vertriebsorientierte Planung ihr Vertriebsteam besser für den Erfolg aufgestellt hat.

Es ist klar, dass Sales Ops Unternehmen nicht nur beim Wachstum helfen, sondern zu einer wettbewerbsfähigen Notwendigkeit werden. In diesem Artikel erfahren Sie, was Sie über Sales Ops wissen müssen und wie Sie es in Ihrem Unternehmen implementieren können. In den folgenden Abschnitten behandeln wir:

• Die Definition von Verkaufsoperationen
• Merkmale eines starken Vertriebsteams
• Vertriebs- und Betriebsplanung (S&OP)
• Die Beziehung zwischen Sales Ops und RevOps

Lass uns anfangen.

Schneller Imbiss

• Sales Ops ist eine funktionsübergreifende Strategie, die auf Zusammenarbeit und der Optimierung von Mitarbeitern, Prozessen und Technologieressourcen basiert, um den Verkaufserfolg zu maximieren.
• Gartner berichtet, dass in den meisten Organisationen Sales-Ops-Teams mehrere Funktionen außerhalb des Vertriebs unterstützen, wie z. B. Marketing und Finanzen.
• Zu den Merkmalen einer starken Vertriebsstrategie gehören eine hohe Datenkompetenz, eine Kultur der Zusammenarbeit, gemeinsame Verantwortung für Ziele und der Einsatz von Technologietools.
• Sales Operations Planning (S&OP) ist der monatliche Prozess zur Auswertung kritischer Verkaufsdaten, um einen optimierten Verkaufsausführungsplan aufrechtzuerhalten.
• Technologietools wie Vertriebs- und Betriebsplanungssoftware sind unerlässlich, um Datenanalysefunktionen im Zusammenhang mit Vertriebsoperationen zu automatisieren und zu skalieren.
• Sales Ops leistet einen wesentlichen Beitrag zu Revenue Operations (RevOps), die sich auf übergreifende Umsatzwachstumsstrategien konzentrieren.

Was sind Verkaufsoperationen?

Sales Ops ist eine umfassende Geschäftsfunktion, die für die Verwaltung der Menschen, Prozesse und Technologien verantwortlich ist, die zum Verkaufserfolg eines Unternehmens beitragen. Es zielt darauf ab, Reibungsverluste zu reduzieren, Abläufe zu rationalisieren, den Vertriebsprozess zu optimieren und Vertriebsteams zu stärken – alles mit dem Ziel, den Umsatz des Unternehmens zu steigern.

Nicht zu verwechseln mit Sales Enablement, das Vertriebsmitarbeiter vor Ort unterstützt, um ihnen zu helfen, effektiver zu verkaufen. Sales Ops konzentriert sich auf die Festlegung von Strategien auf hoher Ebene, die den ROI des Gesamtumsatzes maximieren und ein besser vorhersehbares Umsatzwachstum fördern . Zu den spezifischen Verantwortungsbereichen von Sales Ops gehören:

• Vertriebsplanung und Zielsetzung
• Technologiemanagement
• Vertriebsabdeckung und Gebietsmanagement
• Vergütungspläne
• End-to-End-Verkaufsprozessoptimierung
• Umsatzprognosen
• Schulungen und Vergütungspläne für Vertriebsmitarbeiter
• Datenanalyse und Berichterstattung
• Angebots- und Nachfrageprognose
• Ressourcenzuweisung

Gartner gruppiert diese Verantwortlichkeiten in drei Schwerpunktbereiche für Vertriebsteams:

• End-to-End-Ertragsprozess – Ersetzen Sie Silos durch optimierte funktionsübergreifende Workflows und erweitern Sie die Unterstützung für Ertragsprozesse.
• Daten- und Analysestrategie – Beaufsichtigen Sie die Datenverwaltung und -kompetenz, um den Zugriff zu verbessern und die Erkenntnisse an den Geschäftszielen auszurichten.
• Technologietransformation - Entwicklung und Umsetzung einer Technologie-Roadmap, die mit den Zielen und Prioritäten der Unternehmensführung übereinstimmt.

Gartner stellte außerdem fest, dass die Wirkung einer hochwertigen Sales-Ops-Strategie weit über den Verkauf selbst hinausgeht. Bemerkenswert ist, dass eine beträchtliche Anzahl der Befragten einer kürzlich von Gartner durchgeführten Sales-Ops-Umfrage berichtet, dass ihre Sales-Ops-Abteilung auch RevOps-bezogene Funktionen wie Marketing (57 %), Produkt (38 %), Finanzen (35 %) und Kundenservice (34 %).

Was sind die Merkmale eines effektiven Vertriebsteams?

Hohe Datenkompetenz

Erfolgreiche Vertriebsteams sind vollständig datengesteuert . Sie nutzen Erkenntnisse, um die aktuelle Leistung zu analysieren, Verkaufsprognosen zu entwickeln und Entscheidungen über alles zu treffen, von der Ressourcenzuweisung über die Gebietsplanung bis hin zu Vergütungsplänen und mehr. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Daten selbst nicht der einzige wichtige Teil der Gleichung sind.

Hohe Datenkompetenz – die Fähigkeit, Daten sinnvoll zu analysieren und zu interpretieren – verwandelt Daten von einer Reihe von Zahlen in umsetzbare Erkenntnisse, die die Strategie vorantreiben.

Vertriebsteams sollten wichtige KPIs identifiziert haben, anhand derer sie Leistungsdaten und die Fähigkeit bewerten, aufkommende Trends zu erkennen, zukünftige Herausforderungen vorherzusehen, Lücken in internen Prozessen zu identifizieren und Chancen zu erkennen.

Kultur der Zusammenarbeit

Sales Ops unterstützen nicht nur Funktionen, die über den Verkauf hinausgehen, sondern erfordern auch die aktive Beteiligung wichtiger Stakeholder in anderen Abteilungen im gesamten Unternehmen. Vertriebsteams fördern diese Kultur der Zusammenarbeit, indem sie kontinuierlich ihren Nutzen unter Beweis stellen.

Die Einblicke, die der Vertrieb bietet, insbesondere durch die laufende Vertriebs- und Betriebsplanung (dazu später mehr), helfen anderen Abteilungen, ihre eigenen Strategien zu optimieren, Kosten zu senken und den Wert zu steigern, den sie dem Unternehmen insgesamt bieten. Supply-Chain-Manager können beispielsweise Produktbedarfsprognosen verwenden, um die Lagerbestände angemessen zu planen.

Geteilter Besitz

In den leistungsstärksten Vertriebsorganisationen erstreckt sich diese Kultur der Zusammenarbeit auf die Idee der gemeinsamen Eigentümerschaft. Mit anderen Worten, alle Abteilungen erkennen ihre Verantwortung an, durch die Teilnahme an Verkaufsaktionen zu den Umsatzzielen der Organisation beizutragen. Teams arbeiten nahtlos zusammen und bieten bei Bedarf funktionsübergreifende Unterstützung.

Um dieses Maß an innerer Harmonie zu erreichen, müssen Unternehmensleiter von oben nach unten einheitliche Ziele präsentieren, die einzelne Abteilungen und die Organisation als Ganzes umfassen.

Technologie unterstützt

Ohne die Unterstützung von Technologie-Tools ist es unmöglich, mit dem heutigen wettbewerbsorientierten Geschäftsumfeld Schritt zu halten. Vertriebs- und Betriebssoftware unterstützt beispielsweise Funktionen wie Vertriebsplanung und Prognosemodellierung, dynamische Daten-Dashboards und KI-gesteuerte Analysen.

Andere wichtige Softwaretools (wie CRM- oder ERP-Systeme) müssen ebenfalls integriert werden, um ein vollständiges Bild zur Unterstützung der Verkaufsplanung und Entscheidungsfindung zu liefern.

Was ist Vertriebsplanung?

Sales Operations Planning (S&OP) ist ein entscheidender Teil der Umsetzung der Vertriebsstrategie. Per Definition ist S&OP der Prozess der Auswertung wichtiger Verkaufsdatenpunkte wie historische Leistungsdaten, Produktnachfrage, Lieferketten und Verkaufsprognosen. Es ist ein funktionsübergreifender Prozess, der die gesamte Vertriebspipeline ausrichtet und, wenn er effektiv durchgeführt wird, einen RevOps- Ansatz für das Umsatzmanagement umfasst.

S&OP findet in der Regel monatlich statt und schafft agilere, besser vorbereitete und datengesteuerte Organisationen – alle Fähigkeiten, die erforderlich sind, um sich in den sich schnell verändernden und oft unvorhersehbaren Märkten zurechtzufinden, in denen wir heute tätig sind.

Während der Vertrieb den S&OP-Prozess besitzt, erfordert er die Beteiligung anderer Funktionsteams innerhalb der Organisation, um erfolgreich zu sein. Lieferkette, Produktentwicklung, Marketing, Finanzen und Kundenerfolg sind nur einige der häufigsten Abteilungen, die eine Rolle spielen.

Am wichtigsten für den S&OP-Erfolg ist eine zentralisierte Datenstrategie, die von den richtigen Technologietools unterstützt wird. Es ist wichtig, dass Tools integriert werden, um eine einzige Datenquelle bereitzustellen, aus der alle Abteilungen im gesamten Unternehmen Erkenntnisse ziehen und eine einheitliche Vision des aktuellen Umsatzbildes und zukünftiger Szenarien erstellen.

Wie führen Sie S&OP in Ihrem Unternehmen durch?

Daten sammeln

Der erste Schritt eines jeden S&OP-Prozesses ist das Sammeln aller relevanten Daten. Dies kann historische Verkaufsleistungsdaten, zukünftige Verkaufsprognosen, Markttrendanalysen, Wettbewerbsinformationen und mehr umfassen. Vertriebs- und Betriebsplanungssoftware ist ein äußerst leistungsfähiges Werkzeug, um diesen Schritt zu automatisieren und ihn zu einem fortlaufenden Verfolgungsprozess statt zu einer periodischen Aufgabe zu machen.

Suchen Sie während der Datenerfassungsphase nach Datenpunkten, die sofort als relevant auffallen, wie z. B. ein unerwarteter Rückgang der Verkaufsleistung oder ein deutlicher Anstieg der Produktnachfrage. Wenn Sie diese Erkenntnisse ermitteln, dokumentieren Sie sie als Referenz beim nächsten S&OP-Meeting.

An dieser Stelle sollten Sie sich auch die Zeit nehmen, alle Daten zu validieren, die Sie für Planungszwecke verwenden werden. Das bedeutet, die Genauigkeit der Prognosen zu überprüfen, sicherzustellen, dass die Daten aktuell sind, und alle erforderlichen manuellen Aktualisierungen vorzunehmen.

Bewerten Sie Angebot und Nachfrage

Im nächsten Schritt werden Angebot und Nachfrage bewertet. Für S&OP steht die Bedarfsplanung an erster Stelle. Anhand historischer Verkaufsdaten, aktueller Verkaufsprognosen und Erkenntnissen anderer relevanter Teams (z. B. aus dem Marketing rund um die Lead-Generierung oder von Ihrem Produktteam über neue Produktveröffentlichungen) können Sie Vorhersagen über die Nachfrage für den nächsten Monat treffen.

Diese Bedarfsprognosen können dann in Versorgungspläne übersetzt werden, die Dinge wie Lagerbestände, Kapazität und Lieferkettenplanung bewerten. Dieser Schritt erfordert unbedingt den Input Ihrer Lieferkette und Ihrer Produktteams (unter anderem), daher ist es eine gute Idee, einen formalisierten Prozess für die kontinuierliche Zusammenarbeit zu haben.

Überprüfen Sie die Leistungskennzahlen

Sie haben bereits die offensichtlichsten wichtigen Erkenntnisse während Ihres Datenerfassungsprozesses festgestellt. Jetzt ist es an der Zeit, tiefer in die Leistungsmetriken einzutauchen, um den Fortschritt anhand wichtiger KPIs und anderer Verkaufsmetriken zu analysieren.

Da S&OP monatlich stattfindet, bietet es die Möglichkeit, den Fortschritt im Laufe der Zeit zu verfolgen, und ist eine der Möglichkeiten, wie Vertriebsteams die Leistung kontinuierlich optimieren können. Identifizieren Sie die KPIs, die Sie dafür verwenden, und verfolgen Sie dieselben jedes Mal, wenn Sie S&OP-bezogene Datenanalysen durchführen.

Halten Sie monatliche S&OP-Meetings ab

Monatliche S&OP-Meetings werden abgehalten, um Pläne zu besprechen, Fortschritte zu bewerten, Herausforderungen anzugehen und Aktionsschritte für die Zukunft zu identifizieren. Es sollte wichtige Mitglieder Ihres Vertriebsteams sowie alle anderen Beteiligten umfassen, die zu S&OP beitragen. Dies umfasst in der Regel Vertreter aus Marketing, Finanzen und Betrieb, kann jedoch alle relevanten Mitarbeiter in Ihrer Organisation umfassen.

Um S&OP-Meetings effektiv zu gestalten, sollte die Teilnahme der Stakeholder obligatorisch sein. Wenn jemand verhindert ist, sollte ein Vertreter an seiner Stelle anwesend sein. Weitere Möglichkeiten, den Wert Ihres Meetings zu maximieren, sind:

• Bereiten Sie Daten auf ansprechende, visuelle Weise vor - Fügen Sie KPI-Benchmark-Berichte, Angebots- und Nachfragepläne, Verkaufsprognosen und andere wichtige Datenpunkte hinzu, die identifiziert wurden.
• Legen Sie eine Agenda fest – Es ist oft effektiv, einen chronologischen Ansatz zu verfolgen – gehen Sie die Leistungsdaten des Vormonats durch, diskutieren Sie aktuelle Probleme und Bedürfnisse, bewerten Sie dann Zukunftsprognosen und planen Sie angemessen.
• Dokumentieren Sie Ihren Aktionsplan – Lassen Sie nicht zu, dass wichtige Aktionen übersehen werden. Halten Sie stattdessen Aktionspunkte während des Meetings fest, identifizieren Sie die verantwortliche(n) Person(en) und setzen Sie Fristen.
• Senden Sie eine Zusammenfassung – Halten Sie alle auf dem gleichen Stand, indem Sie eine Besprechungszusammenfassung mit wichtigen Diskussionspunkten und Aktionspunkten senden.

Aktionspläne ausführen und melden

Schließlich sollten Aktionspläne zwischen dem aktuellen und dem nächsten S&OP-Meeting (oder bis zu anderweitig festgelegten Fristen) ausgeführt werden. Es ist am besten, einen Berichtsprozess einzurichten, damit Aktionselemente als abgeschlossen markiert werden können und das gesamte S&OP-Team einen einheitlichen Überblick über den Fortschritt hat.

Was sind die Vorteile von Sales Ops und S&OP?

Ausgerichtete Teams

Sales Ops fördert die Ausrichtung aller Teams, die sich auf den Verkaufserfolg auswirken. Es fördert die Zusammenarbeit auf verschiedene Weise, darunter:

• Kollaboratives Pipeline-Management von Marketing-, Vertriebs- und Kundenerfolgsteams
• Beiträge von Produkt-, Vertriebs-, Betriebs- und Lieferkettenteams zur Angebots- und Nachfrageplanung sowie zur Ressourcenzuweisung
• Arbeiten Sie mit Finanzteams zusammen, um Verkaufsprognosen, Verkaufsleistungsbewertungen und Umsatzwachstumsprognosen zu entwickeln

Unternehmen mit gut aufeinander abgestimmten Teams, die zur Zusammenarbeit bereit sind und gemeinsame Ziele haben, sind besser positioniert, um sich an sich ändernde Bedingungen anzupassen, Herausforderungen zu bewältigen und neue Chancen erfolgreich zu verfolgen, sobald sie sich bieten.

Einsparmaßnahmen

Sales Ops – insbesondere S&OP – ermöglicht es Unternehmen, Kosten durch Prozessoptimierung (was zu einer höheren Effizienz führt) sowie eine genaue Ressourcenplanung und -zuweisung zu sparen. Anhand von Vertriebsdaten können Unternehmen Ausgaben genauer bestimmen (z. B. die Anzahl der neu einzustellenden Vertriebsmitarbeiter oder das zu bestellende Lagerbestandsvolumen), um Mehrausgaben zu vermeiden und Mittel für zusätzliche strategische Prioritäten zuweisen zu können.

Optimierte Ressourcen

Sales Ops treibt die Optimierung aller Menschen, Prozesse und Technologien im Zusammenhang mit dem Verkaufserfolg voran. Es stellt nicht nur sicher, dass diese Ressourcen angemessen zugewiesen werden, sondern zielt darauf ab, mit jeder verfügbaren Ressource den höchstmöglichen ROI zu erzielen.

Einige Beispiele:

• Verkaufstraining und -befähigung, die jedem Vertriebsmitarbeiter helfen, seine Ziele konsequent zu erreichen
• Ausgefeilte Verkaufsdatenanalysen, die genaue Prognosen ermöglichen
• Integrierte Technologie-Tools, die Vertriebsteams eine zentrale Datenquelle bieten
• Kontinuierliche Prozessverbesserung, die zu höheren Effizienzniveaus führt

Anpassungsfähigkeit

Angetrieben von einem hohen Maß an Datentransparenz, aufeinander abgestimmten Teams und monatlichen S&OP, schafft Sales Ops anpassungsfähigere Organisationen, die erfolgreich durch sich ändernde Marktbedingungen navigieren können. Wenn Unternehmen potenzielle Herausforderungen vorhersehen können, bevor sie eintreten, und zukünftige Szenarien genau vorhersagen können, können sie sich in Echtzeit vorbereiten und anpassen (bevor negative Auswirkungen auftreten).

Die Sales Ops- und RevOps-Verbindung

Sales Ops leistet einen wesentlichen Beitrag zu Revenue Operations (RevOps), einer umfassenderen Strategie, die sich auf die Optimierung des Umsatzwachstums in ganzen Organisationen konzentriert. Wenn Sie mit RevOps vertraut sind, haben Sie wahrscheinlich bemerkt, dass Sales Ops und RevOps gemeinsame Kernprinzipien teilen, wie z. B. eine Kultur der Zusammenarbeit, datengesteuerte Ansätze und Technologie als Ressource.

In einem RevOps-Modell berichten Vertriebsteams normalerweise an einen Chief Revenue Officer (CRO) , der die übergreifende Umsatzstrategie der Organisation überwacht. Als größte einzelne Einnahmequelle für die meisten Unternehmen ist die Optimierung der Verkaufserlöse durch eine starke Vertriebsstrategie eine der wirkungsvollsten Möglichkeiten, das Umsatzwachstum zu fördern.

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