Yang Perlu Anda Ketahui tentang Operasi Penjualan

Menurut Laporan Operasi Penjualan Status terbaru LinkedIn, operasi penjualan tumbuh 38% antara 2018 dan 2020 — 4,8X lebih cepat daripada fungsi penjualan secara keseluruhan — dan masih terus meningkat.

Hampir 90% dari peserta penelitian melaporkan bahwa dalam lingkungan bisnis yang terus berubah, perencanaan yang didorong oleh operasi penjualan yang sering telah menempatkan tim penjualan mereka dengan lebih baik untuk sukses.

Jelas bahwa operasi penjualan tidak hanya membantu pertumbuhan bisnis, tetapi juga menjadi kebutuhan kompetitif. Artikel ini akan memberi tahu Anda hal-hal penting yang perlu Anda ketahui tentang operasi penjualan dan bagaimana Anda dapat menerapkannya di organisasi Anda. Di bagian selanjutnya, kami akan membahas:

• Definisi operasi penjualan
• Karakteristik tim operasi penjualan yang kuat
• Perencanaan penjualan dan operasi (S&OP)
• Hubungan antara operasi penjualan dan RevOps

Mari kita mulai.

Takeaway Cepat

• Operasi penjualan adalah strategi lintas fungsi yang digerakkan oleh kolaborasi dan pengoptimalan orang, proses, dan sumber daya teknologi untuk memaksimalkan kesuksesan penjualan.
• Gartner melaporkan bahwa di sebagian besar organisasi, tim operasi penjualan mendukung beberapa fungsi di luar penjualan, seperti pemasaran dan keuangan.
• Karakteristik strategi operasi penjualan yang kuat mencakup literasi data yang tinggi, budaya kolaboratif, kepemilikan tujuan bersama, dan penggunaan alat teknologi.
• Perencanaan operasi penjualan (S&OP) adalah proses bulanan untuk mengevaluasi data penjualan penting untuk mempertahankan rencana pelaksanaan penjualan yang optimal.
• Alat teknologi seperti perangkat lunak perencanaan penjualan dan operasi sangat penting untuk mengotomatisasi dan menskalakan kemampuan analitik data yang terkait dengan operasi penjualan.
• Operasi penjualan adalah kontributor signifikan untuk operasi pendapatan (RevOps), yang berfokus pada strategi pertumbuhan pendapatan menyeluruh.

Apa itu operasi penjualan?

Operasi penjualan adalah fungsi bisnis komprehensif yang bertanggung jawab untuk mengelola orang, proses, dan teknologi yang berkontribusi pada kesuksesan penjualan perusahaan. Ini bertujuan untuk mengurangi gesekan, merampingkan operasi, mengoptimalkan proses penjualan, dan memberdayakan tim penjualan — semuanya dengan tujuan akhir untuk meningkatkan pendapatan penjualan bagi organisasi.

Jangan bingung dengan pengaktifan penjualan, yang memberikan dukungan langsung kepada perwakilan penjualan untuk membantu mereka menjual lebih efektif, operasi penjualan berfokus pada pengaturan strategi tingkat tinggi yang memaksimalkan total ROI penjualan dan mendorong pertumbuhan pendapatan penjualan yang lebih dapat diprediksi . Bidang tanggung jawab operasi penjualan khusus meliputi:

• Perencanaan penjualan dan penetapan tujuan
• Manajemen Teknologi
• Cakupan penjualan dan pengelolaan wilayah
• Rencana kompensasi
• Optimasi proses penjualan end-to-end
• Perkiraan penjualan
• Pelatihan karyawan penjualan dan rencana kompensasi
• Analisis dan pelaporan data
• Perkiraan penawaran dan permintaan
• Alokasi sumber daya

Gartner mengelompokkan tanggung jawab ini ke dalam tiga area fokus utama untuk tim operasi penjualan:

• Proses pendapatan end-to-end - Ganti silo dengan alur kerja lintas fungsi yang disederhanakan dan perluas dukungan untuk proses pendapatan.
• Strategi data dan analitik - Mengawasi tata kelola dan literasi data untuk meningkatkan akses dan menyelaraskan wawasan dengan tujuan bisnis.
• Transformasi teknologi - Mengembangkan dan melaksanakan peta jalan teknologi yang sejalan dengan tujuan dan prioritas kepemimpinan perusahaan.

Gartner juga menemukan bahwa dampak dari strategi operasi penjualan yang berkualitas jauh melampaui penjualan itu sendiri. Khususnya, sejumlah besar responden survei operasi penjualan Gartner baru-baru ini melaporkan bahwa departemen operasi penjualan mereka juga mendukung fungsi terkait RevOps seperti pemasaran (57%), produk (38%), keuangan (35%), dan layanan pelanggan (34 %).

Apa karakteristik tim operasi penjualan yang efektif?

Literasi data yang tinggi

Tim operasi penjualan yang sukses benar-benar digerakkan oleh data . Mereka memanfaatkan wawasan untuk menganalisis kinerja saat ini, mengembangkan prakiraan penjualan, dan membuat keputusan tentang segala hal mulai dari alokasi sumber daya hingga perencanaan wilayah hingga rencana kompensasi dan banyak lagi. Penting untuk dicatat di sini, bagaimanapun, bahwa data itu sendiri bukan satu-satunya bagian penting dari persamaan.

Literasi data yang tinggi — kemampuan untuk menganalisis dan menginterpretasikan data dengan cara yang berarti — adalah yang mengubah data dari sekumpulan angka menjadi wawasan yang dapat ditindaklanjuti yang mendorong strategi.

Tim operasi penjualan harus memiliki KPI utama yang diidentifikasi untuk mengevaluasi data kinerja dan kemampuan untuk melihat tren yang muncul, meramalkan tantangan di masa depan, dan mengidentifikasi kesenjangan dalam proses internal, dan mengenali peluang.

Budaya kolaborasi

Operasi penjualan tidak hanya mendukung fungsi di luar penjualan, tetapi juga memerlukan partisipasi aktif dari pemangku kepentingan utama di departemen lain di seluruh organisasi. Tim operasi penjualan memupuk budaya kolaborasi ini dengan terus menunjukkan manfaatnya.

Wawasan yang diberikan oleh operasi penjualan, terutama melalui perencanaan penjualan dan operasi yang berkelanjutan (lebih lanjut tentang itu nanti), membantu departemen lain mengoptimalkan strategi mereka sendiri, mengurangi biaya, dan meningkatkan nilai yang mereka tawarkan kepada perusahaan secara luas. Misalnya, manajer rantai pasokan dapat menggunakan ramalan permintaan produk untuk merencanakan tingkat persediaan dengan tepat.

Kepemilikan bersama

Dalam organisasi penjualan dengan kinerja terbaik, budaya kolaborasi ini meluas ke ide kepemilikan bersama. Dengan kata lain, semua departemen mengakui tanggung jawab mereka untuk berkontribusi pada tujuan pendapatan organisasi melalui partisipasi dalam operasi penjualan. Tim bekerja sama dengan mulus dan memberikan dukungan lintas fungsi kapan pun dibutuhkan.

Untuk mencapai tingkat keharmonisan internal ini, pemimpin perusahaan harus menyajikan tujuan terpadu dari atas ke bawah yang mencakup masing-masing departemen dan organisasi secara keseluruhan.

Didukung teknologi

Tidak mungkin untuk mengimbangi lingkungan bisnis yang kompetitif saat ini tanpa dukungan alat teknologi. Perangkat lunak penjualan dan operasi, misalnya, memperkuat kemampuan seperti perencanaan penjualan dan pemodelan prakiraan, dasbor data dinamis, dan analitik berbasis AI.

Alat perangkat lunak penting lainnya (seperti CRM atau sistem ERP) juga harus diintegrasikan untuk memberikan gambaran lengkap guna mendukung perencanaan penjualan dan pengambilan keputusan.

Apa perencanaan operasi penjualan?

Perencanaan operasi penjualan (S&OP) adalah bagian penting dari pelaksanaan strategi operasi penjualan. Menurut definisi, S&OP adalah proses mengevaluasi poin data penjualan penting seperti data kinerja historis, permintaan produk, rantai pasokan, dan prakiraan penjualan. Ini adalah proses lintas fungsi yang menyelaraskan seluruh jalur penjualan dan, jika dilakukan secara efektif, mencakup pendekatan RevOps untuk manajemen pendapatan penjualan.

S&OP biasanya terjadi setiap bulan dan menciptakan organisasi yang lebih gesit, siap, dan berbasis data — semua kemampuan yang diperlukan untuk menavigasi pasar yang berubah cepat dan seringkali tidak dapat diprediksi tempat kita beroperasi saat ini.

Sementara operasi penjualan memiliki proses S&OP, itu membutuhkan keterlibatan dari tim fungsional lain dalam organisasi untuk berhasil. Rantai pasokan, pengembangan produk, pemasaran, keuangan, dan kesuksesan pelanggan hanyalah beberapa dari departemen paling umum yang berperan.

Yang paling penting untuk kesuksesan S&OP adalah strategi data terpusat yang didukung oleh alat teknologi yang tepat. Sangat penting bahwa alat-alat diintegrasikan untuk menyediakan satu sumber kebenaran data yang darinya semua departemen di seluruh organisasi mendapatkan wawasan, menciptakan visi terpadu tentang gambaran pendapatan saat ini dan skenario masa depan.

Bagaimana Anda menjalankan S&OP di perusahaan Anda?

Kumpulkan data

Langkah pertama untuk setiap proses S&OP adalah mengumpulkan semua data yang relevan. Ini dapat mencakup data kinerja penjualan historis, prakiraan penjualan di masa mendatang, analisis tren pasar, data intelijen kompetitif, dan lainnya. Perangkat lunak perencanaan penjualan dan operasi adalah alat yang sangat ampuh untuk mengotomatiskan langkah ini dan menjadikannya sebagai proses pelacakan berkelanjutan daripada tugas berkala.

Selama fase pengumpulan data, cari poin data yang langsung dianggap relevan, seperti penurunan kinerja penjualan yang tidak terduga atau peningkatan permintaan produk yang signifikan. Saat Anda mengidentifikasi wawasan ini, dokumentasikan untuk referensi pada pertemuan S&OP berikutnya.

Pada titik ini, Anda juga ingin meluangkan waktu untuk memvalidasi data apa pun yang akan Anda gunakan untuk tujuan perencanaan. Ini berarti memeriksa keakuratan prakiraan , memastikan data terkini, dan melakukan pembaruan manual yang diperlukan.

Mengevaluasi penawaran dan permintaan

Langkah selanjutnya adalah mengevaluasi penawaran dan permintaan. Untuk S&OP, sebenarnya perencanaan permintaanlah yang didahulukan. Dengan menggunakan data penjualan historis, prakiraan penjualan saat ini, dan wawasan dari tim lain yang relevan (seperti pemasaran, misalnya, seputar perolehan prospek atau dari tim produk Anda tentang rilis produk baru), Anda dapat membuat prediksi tentang tingkat permintaan untuk bulan berikutnya.

Prakiraan permintaan ini kemudian dapat diterjemahkan ke dalam rencana pasokan, yang mengevaluasi hal-hal seperti tingkat persediaan, kapasitas, dan penjadwalan rantai pasokan. Langkah ini benar-benar memerlukan masukan dari rantai pasokan dan tim produk Anda (antara lain), jadi merupakan ide bagus untuk memiliki proses formal untuk kolaborasi yang berkelanjutan.

Tinjau metrik kinerja

Anda telah mencatat wawasan penting yang paling jelas selama proses pengumpulan data Anda. Sekarang, saatnya mempelajari metrik kinerja lebih dalam untuk menganalisis kemajuan terhadap KPI utama dan metrik penjualan lainnya.

Karena S&OP terjadi setiap bulan, ini adalah kesempatan untuk melacak kemajuan dari waktu ke waktu dan merupakan salah satu cara tim operasi penjualan dapat terus mengoptimalkan kinerja. Identifikasi KPI yang akan Anda gunakan untuk melakukan ini dan lacak KPI yang sama setiap kali Anda melakukan analisis data terkait S&OP.

Mengadakan pertemuan S&OP bulanan

Pertemuan S&OP bulanan diadakan untuk membahas rencana, mengevaluasi kemajuan, mengatasi tantangan, dan mengidentifikasi langkah-langkah tindakan untuk masa depan. Itu harus mencakup anggota kunci tim operasi penjualan Anda serta pemangku kepentingan lainnya yang berkontribusi pada S&OP. Ini biasanya termasuk perwakilan dari pemasaran, keuangan, dan operasi tetapi dapat mencakup kontributor yang relevan di organisasi Anda.

Untuk mengefektifkan rapat S&OP, kehadiran pemangku kepentingan harus bersifat wajib. Jika seseorang tidak dapat hadir, wakil harus hadir di tempat mereka. Cara lain untuk memaksimalkan nilai pertemuan Anda meliputi:

• Persiapkan data dengan cara yang menarik dan visual - Sertakan laporan tolok ukur KPI, rencana penawaran dan permintaan, prakiraan penjualan, dan titik data penting lainnya yang telah diidentifikasi.
• Tetapkan agenda - Seringkali efektif untuk mengambil pendekatan kronologis - periksa data kinerja bulan sebelumnya, diskusikan masalah dan kebutuhan saat ini, lalu evaluasi prakiraan dan rencana masa depan dengan tepat.
• Dokumentasikan rencana tindakan Anda - Jangan biarkan tindakan penting gagal. Sebagai gantinya, catat item tindakan selama rapat, identifikasi orang yang bertanggung jawab, dan tetapkan tenggat waktu.
• Kirim rekap - Pertahankan semua orang di halaman yang sama dengan mengirimkan rekap rapat dengan poin diskusi penting dan item tindakan.

Jalankan dan laporkan rencana tindakan

Terakhir, rencana aksi harus dilaksanakan antara pertemuan S&OP saat ini dan berikutnya (atau dengan tenggat waktu yang ditentukan). Yang terbaik adalah menerapkan proses pelaporan sehingga item tindakan dapat ditandai sebagai selesai dan seluruh tim S&OP memiliki pandangan kemajuan yang terpadu.

Apa keuntungan dari operasi penjualan dan S&OP?

Tim yang selaras

Operasi penjualan mendorong keselarasan di semua tim yang memengaruhi keberhasilan penjualan. Ini mendorong kolaborasi dalam beberapa cara, termasuk:

• Manajemen pipa kolaboratif dari tim pemasaran, penjualan, dan kesuksesan pelanggan
• Kontribusi dari tim produk, penjualan, operasi, dan rantai pasokan pada perencanaan penawaran dan permintaan serta alokasi sumber daya
• Kemitraan dengan tim keuangan untuk mengembangkan prakiraan penjualan, evaluasi kinerja penjualan, dan proyeksi pertumbuhan pendapatan

Perusahaan dengan tim yang selaras dengan baik, mau bekerja sama, dan memiliki tujuan bersama berada pada posisi yang lebih baik untuk beradaptasi dengan kondisi yang berubah, menghadapi tantangan, dan berhasil mengejar peluang baru saat muncul.

Penghematan biaya

Operasi penjualan — khususnya S&OP — memungkinkan perusahaan menghemat biaya melalui pengoptimalan proses (yang menghasilkan efisiensi lebih besar) serta perencanaan dan alokasi sumber daya yang akurat. Dengan menggunakan data operasi penjualan, perusahaan dapat menentukan biaya dengan lebih tepat (misalnya, jumlah tenaga penjualan baru yang perlu dipekerjakan atau volume inventaris yang akan dipesan) untuk menghindari pengeluaran berlebihan dan dapat mengalokasikan dana untuk prioritas strategis tambahan.

Sumber daya yang dioptimalkan

Operasi penjualan mendorong pengoptimalan semua orang, proses, dan teknologi yang terkait dengan kesuksesan penjualan. Tidak hanya memastikan sumber daya ini dialokasikan dengan tepat, tetapi juga bertujuan untuk mendapatkan ROI setinggi mungkin dari setiap sumber daya yang tersedia.

Beberapa contoh:

• Pelatihan dan pemberdayaan penjualan yang membantu setiap perwakilan mencapai target mereka secara konsisten
• Analitik data penjualan canggih yang mendukung perkiraan akurat
• Alat teknologi terintegrasi yang menyediakan satu sumber kebenaran data untuk tim operasi penjualan
• Peningkatan proses berkelanjutan yang mendorong tingkat efisiensi yang lebih tinggi

Kemampuan beradaptasi

Didorong oleh visibilitas data tingkat tinggi, tim yang selaras, dan S&OP bulanan, operasi penjualan menciptakan organisasi yang lebih mudah beradaptasi yang dapat berhasil menavigasi kondisi pasar yang berubah. Ketika perusahaan dapat memperkirakan potensi tantangan sebelum mereka tiba dan secara akurat memperkirakan skenario masa depan, mereka dapat bersiap dan menyesuaikan secara waktu nyata (sebelum dampak negatif terjadi).

Koneksi Operasi Penjualan dan RevOps

Operasi penjualan adalah kontributor signifikan untuk operasi pendapatan (RevOps), strategi yang lebih besar yang berfokus pada pengoptimalan pertumbuhan pendapatan di seluruh organisasi. Jika Anda terbiasa dengan RevOps, Anda mungkin memperhatikan bahwa operasi penjualan dan RevOps memiliki prinsip inti yang sama, seperti budaya kolaboratif, pendekatan berbasis data, dan teknologi sebagai sumber daya.

Dalam model RevOps, tim operasi penjualan biasanya melapor kepada Chief Revenue Officer (CRO) , yang mengawasi strategi pendapatan menyeluruh organisasi. Sebagai sumber pendapatan tunggal terbesar bagi sebagian besar perusahaan, mengoptimalkan pendapatan penjualan melalui strategi operasi penjualan yang kuat adalah salah satu cara yang paling berdampak untuk meningkatkan pertumbuhan pendapatan.

Tingkatkan Strategi Operasi Penjualan Anda dengan Xactly

Perangkat lunak Perencanaan Penjualan Xactly dapat membantu Anda mengoptimalkan rencana kapasitas dan kuota Anda dengan fitur-fitur penting seperti perencanaan penjualan dan pemodelan prakiraan, dasbor dinamis waktu nyata, alur kerja dan pengeditan multi-pengguna, serta analitik prediktif AI.

Ketika sampai pada hasil, angka-angka berbicara sendiri: perangkat lunak kami telah mengakibatkan klien mengalami pengurangan waktu 25% untuk membuat rencana penjualan dan peningkatan pencapaian kuota 14%.

Jadwalkan demo Anda hari ini!