10 Contoh Umpan Balik Positif dan Konstruktif untuk Tim Penjualan

​Salah satu bagian terpenting dari manajemen penjualan yang sukses terletak pada tinjauan kinerja tahunan, yang terkadang terbukti menjadi tugas yang menantang bahkan bagi manajer terbaik sekalipun. Di atas segalanya, ulasan yang efektif perlu berpusat pada umpan balik yang konstruktif. Hal ini memungkinkan manajer untuk bekerja dengan penjual untuk mengembangkan keterampilan mereka dalam lingkungan kerja yang sehat dan positif.

Untuk membantu, berikut adalah beberapa contoh umpan balik yang konstruktif, tetapi pertama-tama mari selami apa sebenarnya umpan balik positif itu.

Apa itu Umpan Balik Positif?

Menurut The Balance Careers , umpan balik positif dan konstruktif dimaksudkan untuk "memperkuat perilaku positif yang berkontribusi pada kinerja atau menghilangkan perilaku negatif yang dapat menurunkan kinerja."

Terdengar familiar? Umpan balik tinjauan kinerja positif berfungsi dengan cara yang sama seperti rencana kompensasi insentif Anda. Mereka memperkuat perilaku yang berdampak positif bagi penjual dan perusahaan.

Pada akhirnya, tujuan umpan balik adalah untuk memastikan perwakilan penjualan mengetahui kinerja mereka, termasuk apa yang mereka kuasai dan area yang dapat mereka tingkatkan. Ini juga memberikan informasi penting kepada pimpinan penjualan, seperti di mana ada jeda dalam pembinaan di seluruh organisasi.

Bagaimana Memberi Umpan Balik Positif & Konstruktif

Memberikan umpan balik positif mungkin tampak sederhana di permukaan, tetapi Anda akan sering menemukan bahwa itu tidak selalu tentang memuji perilaku perwakilan penjualan. Terkadang ada percakapan yang perlu namun menantang dengan penjual tentang kinerja yang buruk.

Saat memberikan umpan balik yang konstruktif, manajer harus ingat bahwa komunikasi harus terbuka dan menawarkan kesempatan kepada semua pihak yang terlibat untuk berbicara. Agar efektif, umpan balik positif harus:

• Tepat waktu: Waktu sangat penting untuk memperbaiki perilaku negatif. Ketika manajer melihat adanya masalah, mereka harus mengambil tindakan tepat waktu untuk mengatasi dan memperbaiki masalah tersebut dengan cepat.
• Spesifik: Setiap percakapan umpan balik harus membahas hanya masalah yang dihadapi—kinerja karyawan—terlepas dari apakah topiknya baik atau buruk. Itu tidak boleh membawa insiden, proyek, atau topik terkait atau serupa.
• Tujuan: Bagian dari tanggung jawab manajer penjualan adalah resolusi konflik. Terlepas dari kepribadian atau perasaan pribadi, setiap percakapan umpan balik harus objektif dan bebas dari opini individu atau pengaruh luar lainnya.
• Konstruktif: Umpan balik harus disajikan dengan cara yang positif dan konstruktif. Anda harus selalu menawarkan solusi atau rencana untuk mengubah atau memperbaiki perilaku negatif, dan cara untuk terus memperkuat perilaku positif.

Pada akhirnya, penting untuk diingat bahwa tujuannya adalah memperkuat perilaku penjualan yang kuat dan menghilangkan perilaku negatif melalui penguatan positif.

Tips Umpan Balik Positif dengan Contoh Tinjauan Kinerja

1. Gunakan Fakta, Bukan Desas-desus

Dasarkan umpan balik positif Anda pada peristiwa faktual dengan tetap berpegang pada apa yang telah Anda amati dan ketahui, bukan pada rumor atau informasi yang Anda terima secara langsung. Ini membantu mengatur dasar untuk percakapan yang jujur ​​dan akan menghilangkan opini atau pengaruh dari luar.

Umpan Balik Buruk: “Saya pernah mendengar bahwa Anda melakukan lebih sedikit panggilan di siang hari dan bermalas-malasan dalam pekerjaan. Apa yang sedang terjadi?"

Umpan Balik Positif: “Saya melihat log panggilan Anda dan melihat ada penurunan jumlah panggilan yang Anda lakukan setiap hari. Apakah ada sesuatu yang terjadi yang menghalangi Anda untuk menelepon?”

Tinjauan kinerja Anda harus selalu didukung oleh data masing- masing penjual . Dengan begitu Anda dapat langsung menunjukkan masalah apa pun dan secara spesifik tentang perilaku apa pun yang perlu diubah. Umpan balik karyawan yang positif di atas juga memulai percakapan dengan pendekatan yang tidak terlalu menuduh, yang mengurangi kemungkinan perwakilan menjadi defensif dan menghilangkan kesempatan untuk percakapan positif.

2. Bersikaplah Langsung Sebisa Mungkin

Fokuskan umpan balik konstruktif Anda pada detail spesifik (yang besar yang penting), daripada semua kebisingan lainnya. Ketika Anda tidak jelas, tidak jelas apa yang perlu diperbaiki atau terus dilakukan oleh penjual.

Misalnya, jika ada masalah dengan kemampuan wiraniaga untuk memimpin dan memandu percakapan dalam rapat prospek, jelaskan mengapa rapat tidak berjalan dengan baik.

Umpan Balik Buruk: “Rapat prospek Anda tidak berjalan dengan lancar. Anda perlu meningkatkannya.”

Umpan Balik Positif: “Ketika keberatan muncul dalam rapat prospek, Anda cenderung mundur, dan rapat bisa mengarah ke arah yang salah. Mari kita bicara tentang bagaimana Anda dapat mengatasi keberatan dengan lebih efektif dan menjaga rapat tetap pada jalurnya.”

Dalam contoh umpan balik yang buruk, tidak jelas persis apa yang perlu diperbaiki perwakilan tentang menjalankan rapat prospek mereka . Saat Anda berterus terang selama ulasan kinerja—seperti dalam contoh umpan balik positif—lebih mudah bagi penjual untuk memahami perilaku spesifik yang harus terus mereka tunjukkan atau tingkatkan.

3. Tunjukkan Keaslian dan Keterlibatan Pribadi

Umpan balik positif terbaik dipersonalisasi untuk individu. Berfokuslah pada contoh perilaku spesifik yang menunjukkan perilaku yang Anda inginkan untuk diteruskan oleh perwakilan penjualan.

Umpan Balik Buruk: “Anda melakukan pekerjaan dengan baik.”

Umpan Balik Positif: “Anda benar-benar meningkatkan hosting rapat Anda. Dalam panggilan telepon dengan prospek 'X' beberapa hari yang lalu, Anda melakukan pekerjaan yang baik dalam menangani masalah mereka dan menjaga panggilan tetap pada jalurnya. Kerja bagus!"

Contoh umpan balik positif ini menunjukkan bahwa Anda berinvestasi pada kinerja penjual dan mengenali dampak spesifik yang mereka berikan pada organisasi yang lebih besar. Ini dapat membantu menjaga semangat lebih tinggi dan perwakilan terlibat ketika mereka merasa kinerja mereka diperhatikan.

4. Ikat Semuanya ke Gambaran Lebih Besar

Anda ingin setiap kinerja dan perilaku penjual Anda berkontribusi pada tujuan menyeluruh perusahaan Anda. Penting untuk memperjelas hubungan antara tindakan individu dan kinerja bisnis secara keseluruhan.

Misalnya, bagaimana perilaku karyawan memengaruhi tujuan individu atau kelompok? Saat Anda menjelaskan cara tugas mereka terhubung dengan tujuan perusahaan yang lebih besar, lebih mudah bagi mereka untuk memahami seberapa kuat tindakan mereka (dan bisa jadi).

Umpan Balik Buruk: “Kinerja Anda pada kuartal ini menurun. Itu perlu ditingkatkan.”

Umpan Balik Positif: “Jumlah rapat Anda menurun pada kuartal ini dan menurunkan rata-rata kinerja tim. Mari selami di mana Anda berjuang, sehingga Anda dapat merasa percaya diri dalam percakapan prospek Anda dan bagaimana Anda dapat merasa lebih termotivasi dan berdaya dalam peran Anda.”

Menjelaskan bagaimana tindakan individu memengaruhi tim penjualan yang lebih besar dapat membantu menunjukkan nilai dan kontribusi masing-masing perwakilan. Ini dapat membuka pintu untuk percakapan yang lebih mendalam tentang pertunangan dan tujuan karier, yang akan membantu Anda melayani penjual dengan lebih baik dan mempertahankan kinerja terbaik.

5. Sebarkan Cinta Sama

Selalu ada wiraniaga yang berkinerja berlebihan secara konsisten, tetapi itu seharusnya tidak menjadi standar kinerja yang dapat diterima. Penting untuk diingat bahwa rata-rata penjual Anda yang memenuhi target penjualannya tetapi tidak terlalu berprestasi masih berhak mendapatkan pujian atas kontribusinya.

Umpan Balik Buruk: “Anda mencapai kuota, tetapi Anda tidak pernah melampauinya. Kenapa tidak?"

Umpan Balik Positif: “Anda selalu menjadi pemain yang konsisten. Anda mencapai tujuan Anda, memberikan penawaran yang solid, dan merupakan aset berharga bagi tim dan perusahaan. Apakah Anda mendapatkan semua yang Anda butuhkan untuk melakukan pekerjaan Anda secara efektif?”

Anda ingin mengenali pemain terbaik Anda, tetapi Anda juga harus memastikan bahwa Anda menyebarkan cinta di tempat yang layak. Mengakui di mana kinerja rata-rata berhasil dan menanyakan apakah mereka memiliki semua yang mereka butuhkan akan memungkinkan Anda untuk membahas topik kinerja berlebih secara lebih efektif karena mengakui pencapaian mereka di awal.

6. Atasi Masalah Kinerja dengan Cepat

Jika menyangkut umpan balik karyawan yang positif dan konstruktif, penting untuk segera memulai percakapan dengan penjual. Berikan umpan balik segera setelah acara meminta umpan balik, atau segera setelah waktu memungkinkan. Menjadi segera memastikan karyawan Anda mengingat dengan tepat tindakan yang dirujuk, dan tentu saja, mengurangi kemungkinan Anda lupa memberikan umpan balik.

Umpan Balik Buruk: “Oh, saya lupa memberi tahu Anda beberapa minggu yang lalu. Pertemuan yang Anda adakan dengan prospek 'X' bisa lebih baik jika Anda melakukan X, Y, Z. Apakah Anda ingat untuk melakukan itu di telepon berikutnya?

Umpan Balik Positif: “Mari kita mengobrol singkat tentang pertemuan yang baru saja Anda adakan. Saya ingin tahu bagaimana menurut Anda hasilnya dan apa yang Anda rencanakan untuk panggilan berikutnya. Saya punya beberapa saran yang mungkin membuat percakapan di masa depan lebih lancar.

Terutama dalam hal mengoreksi perilaku penjualan, cobalah mendekati percakapan sebagai kesempatan pembinaan. Anda harus menawarkan bantuan Anda dengan cara yang bermanfaat dan membuat perwakilan lebih kuat sekarang. Menunggu untuk memberikan umpan balik yang konstruktif saat acara dan percakapan tidak lagi segar dalam ingatan tidak akan membantu penjual atau saluran Anda menjadi lebih baik.

7. Selalu Memberikan Solusi atau Rencana Aksi

Tinjauan kinerja penjualan harus berfokus pada tanggung jawab penjual dalam peran dan keefektifannya . Hasilnya harus pengakuan prestasi di tempat kerja, serta rencana tindakan untuk mengatasi setiap bidang di mana perwakilan perlu ditingkatkan.

Umpan Balik Buruk: “Kesepakatan Anda membutuhkan waktu lama untuk berpindah dari satu tahap ke tahap berikutnya. Berfokuslah untuk mempercepatnya.”

Umpan Balik Positif: “Kesepakatan Anda bergerak lebih lambat dari rata-rata untuk tim. Bagian mana dalam siklus penjualan yang menurut Anda paling menantang? Izinkan Anda mengikuti kembali sesi pelatihan di setiap tahap dan saya akan memandu proses penjualan normal Anda bersama Anda untuk melihat apa yang dapat kami tingkatkan.”

Kritik yang membangun sangat penting ketika memberikan umpan balik yang positif. Ini menunjukkan bahwa Anda berinvestasi dalam pelatihan perwakilan dan ingin membekali mereka dengan alat yang mereka butuhkan untuk berhasil.

8. Tanyakan Penjual Apa yang Mereka Butuhkan untuk Sukses

Memberikan umpan balik positif hanyalah bagian dari proses peninjauan. Ulasan juga merupakan waktu untuk memeriksa apakah perwakilan memiliki sumber daya yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan baik. Bahkan untuk yang berkinerja terbaik, Anda harus menyediakan ruang bagi penjual untuk meminta sumber daya tambahan atau mencari peluang untuk terus meningkatkan kinerjanya.

Umpan Balik Buruk: “Anda melakukannya dengan baik di area ini. Teruslah bekerja dengan baik.”

Umpan Balik Positif: “Anda unggul dalam bidang ini. Bisakah kami memperlengkapi atau melatih Anda dengan lebih baik untuk terus tampil di level tinggi? Apakah ada yang Anda perlukan untuk melakukan pekerjaan Anda dengan lebih efektif?”

9. Jadikan Tinjauan Kinerja sebagai Percakapan Dua Arah

Meskipun ulasan kinerja penjualan sering kali dipimpin oleh manajer untuk membahas kinerja perwakilan, hal itu tidak boleh menjadi percakapan satu arah. Susun ulasan dengan cara yang memungkinkan perwakilan untuk membagikan pemikiran mereka seputar kinerja, kekuatan, dan kelemahan mereka.

Umpan Balik Buruk: “Saya hanya akan meninjau dokumen ulasan yang saya bagikan dengan Anda yang mencantumkan kekuatan dan kelemahan Anda.”

Umpan Balik Positif: "Sebelum kita masuk ke ulasan resmi, saya ingin tahu bagaimana Anda lakukan, di mana Anda berhasil, dan area yang ingin Anda tingkatkan atau pelajari lebih lanjut."

Menjadikan ulasan kinerja sebagai percakapan terbuka akan memungkinkan Anda membuat solusi bersama untuk mengatasi masalah apa pun. Mereka juga dapat memberi Anda wawasan tentang pola pikir perwakilan, cara mereka memandang kinerja mereka, dan bidang yang ingin mereka pelajari lebih lanjut untuk pengembangan karier di masa mendatang.

10. Lanjutkan Check in Secara Rutin

Anda harus melakukan tinjauan kinerja resmi secara rutin, atau paling tidak setiap tahun. Tetapi di luar tinjauan normal Anda, penting untuk menghubungi perwakilan untuk memastikan mereka terlibat, termotivasi, dan menjaga keseimbangan kehidupan kerja yang baik.

Umpan Balik Buruk: “Baiklah, kami akan memeriksanya kembali pada kuartal berikutnya atau pada waktu peninjauan berikutnya. Kalau tidak, beri tahu saya jika Anda memiliki sesuatu yang ingin Anda bicarakan.

Umpan Balik Positif: “Mari kita atur check-in mingguan atau bulanan reguler sehingga kami dapat memastikan Anda secara konsisten berada di jalur dan mengatasi masalah apa pun sejak awal.”

Meskipun contoh umpan balik yang buruk membuat pintu terbuka untuk percakapan di masa mendatang, itu tidak membuat tingkat komitmen yang sama. Dengan check-in reguler, Anda tetap mendapatkan informasi terbaru tentang kinerja dan kesejahteraan perwakilan.

Menjadikan Umpan Balik Positif sebagai Norma

Umpan balik positif adalah gaya manajemen yang digerakkan oleh budaya. Menerapkan teknik umpan balik positif dan konstruktif yang efektif harus dimulai dengan melatih manajemen tingkat atas dan terus berlanjut ke tingkat yang lebih rendah. Itu harus menjadi pola pikir yang diadopsi dan dipraktikkan oleh para pemimpin dan karyawan.

Pelajari lebih lanjut cara meningkatkan semangat kerja karyawan di blog kami 23 Cara Meningkatkan Semangat Kerja Karyawan .